Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Breda

Uitvoeringsprogramma VTH Breda 2023

Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat zij op 30 januari 2023 het uitvoeringsprogramma VTH Breda 2023 hebben vastgesteld.

Inwerkingtreding

Het uitvoeringsprogramma wordt van kracht met ingang van de eerste dag na die van deze bekendmaking.

Rechtsmiddelen

Tegen het besluit tot vaststelling van het uitvoeringsprogramma is geen bezwaar of beroep mogelijk.

Tekst uitvoeringsprogramma

Een mooie, veilige en leefbare omgeving is fijn om te wonen, werken, studeren en opgroeien.

Afdeling Veiligheid en Leefomgeving (VenL) van Gemeente Breda levert met haar taken ‘Vergunningsverlening, Toezicht en Handhaving (VTH)’ een belangrijke bijdrage hieraan. Door continu verbeteren van onze diensten, samenwerking en onszelf maken we deze bijdrage steeds waardevoller. In het Beleidskader VTH 2023 - 2026 staan onze doelen voor VTH in de fysieke leefomgeving.

Dit Uitvoeringsprogramma VTH 2023 is een vertaling van het beleidskader naar de dagelijkse praktijk. In het beleidskader staat het ‘waarom’ & ‘hoe’ van VTH voor vier jaar.

Dit uitvoeringsprogramma beschrijft het ‘wat’ in 2023: wat gaan we doen, met welke prioriteit en welke middelen en capaciteit zetten we daarvoor in? Dit geeft focus en helderheid in de dagelijkse uitvoering van het VTH-werk. Tegelijkertijd behouden we flexibiliteit omdat dit uitvoeringsprogramma tussentijds aangepast kan worden als onvoorziene urgentie, maatschappelijke belangen of ontwikkelingen daar aanleiding toe geven.

BIG-8 als kapstok

Dit uitvoeringsprogramma is inhoudelijk uitgewerkt volgens paragraaf 7.2 Besluit omgevingsrecht, Bor (straks paragraaf 18.3 Omgevingswet). Daarin staat dat gemeenten en provincies een uitvoeringsprogramma opstellen voor de uitvoerings- en handhavingstaken, op basis van een strategisch en operationeel beleidskader (Beleidskader VTH 2023-2026). Om continu te verbeteren en kwaliteit te borgen, is het beleidskader opgebouwd volgens de BIG-8. Het uitvoerings- programma is het snijpunt tussen de 4-jaarlijkse strategische cyclus en de jaarlijkse uitvoerende cyclus. Zie figuur hiernaast waarin de 8 stappen kort staan.

Stap 1 en 2 staan uitgebreid beschreven in het Beleidskader VTH 2023-2026. Dit uitvoeringsprogramma vormt in stap 3 de schakel met de dagelijkse uitvoering van het werk. In dit uitvoeringsprogramma staat de inhoud dit hoort bij stap 4, 5 en 6 en aan welke doelen het bijdraagt.

Per kwartaal rapporteert Afdeling VenL over uitvoering van dit programma met een jaarrapportage aan het eind van het jaar (stap 7). In stap 8 leggen we de rapportages naast het beleidskader en kunnen we zien in hoeverre de uitgevoerde werkzaamheden hebben bijgedragen aan de gestelde doelen. De uitkomsten van deze evaluatie kunnen leiden tot bijstelling van de beleidskaders en/of de uitvoering.

Leeswijzer

Eerst leest u over enkele ontwikkelingen die van invloed zijn op de VTH-taken. Daarna zoomen we concreet in op de VTH-taken zelf. Welke activiteiten voeren we uit om de doelen uit het Beleidskader VTH 2023-2026 te bereiken?

Per hoofdstuk staat hoe de activiteiten in 2023 bijdragen aan de doelen 2023-2026. De afbeelding hiernaast geeft weer waar welke doelen terugkomen. Een VTH-activiteit kan aan verschillende doelen bijdragen.

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beter bij te dragen aan mooie, veilige en leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, met partners, organisaties en inwoners.

Strategisch beleidskader

Missie

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beterbij te dragenaan mooie, veiligeen leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, partners, organisaties en inwoners.

Doelen

Bijdragen aan strategische doelenBreda

Implementatie BIG-8

Werken binnen termijnen Omgevingswet en Wkb

Goede kwaliteit dienstverlening

Operationeel beleidskader

Subdoelen

Data leveren voor monitoring Omgevingsvisie-doelen

Vergunningenverlenen die passen binnen Omgevingsvisie 2040

Upgrade uitvoerings- programma 2024 met beleidsmedewerkers

Borgen indicatoren in systemen en processen

Goede vertaling BIG-8 in Beleids-kader, Uitvoeringsprogramma en Jaarverslag VTH

Vertaling BIG-8in dagelijkse praktijk

Tijdige verlening van omgevings- vergunningen en

conform regelgeving

Afhandeling van meldingen binnen de wettelijke termijn

Tijdig beslissen op ingediende initiatieven (omgevingstafel)

Instandhouding omgevings- vergunningen en handhavingsbesluiten

Borgen van bouwen volgens verleende vergunning/melding

Toezicht en handhaving bouw/ gebruik van gebouwen cf. regelgeving.

Het tijdigbeantwoorden van klantvragen

Samenwerken met partners

Een mooie, veilige en leefbare omgeving is fijn om te wonen, werken, studeren en opgroeien; daar heeft iedereen een rol in. Daarom werken we continu samen met belanghebbenden in diezelfde omgeving: inwoners, bedrijven, organisaties en initiatiefnemers.

Hierbij is een goede samenwerking met onze ketenpartners ook belangrijk. Ter voorbereiding op de Omgevingswet, zijn we nauw opgetrokken met elkaar. De inzichten uit deze samen- werking zijn verwerkt in het beleidskader en uitvoerings- programma. We werken samen met de volgende keten- partners:

Ontwikkelingen met impact op VTH-taken

Hieronder staan ontwikkelingen die de uitvoering van VTH-taken beïnvloeden en hoe we daar in 2023 mee omgaan in het werk.

Omgevingswet

De Omgevingswet treedt op 1 juli 2023 in werking. Deze wet vraagt een andere manier van werken. Binnen de Gemeente Breda heeft het Omgevingswetteam (bestaande uit mede- werkers van diverse (beleids)afdelingen gewerkt aan verschillende sporen die onder de Omgevingswet vallen:

Binnen het spoor Initiatieven en Vergunningen werken we met een intaketafel en een omgevingstafel. Zo kunnen alle partijen aan de voorkant van een initiatief betrokken raken en mee- denken. Ook gaan we een snelserviceformule gebruiken voor de topactiviteiten, zoals het plaatsen van dakkapellen. De aanvraag kan dan snel (streven is 10 werkdagen) afgehandeld worden.

De dienstverlening aan de voorkant, waaronder onze website wordt aangepast aan de Omgevingswet en de veranderende processen. Afhankelijk van de vragen die binnen komen, zal de website, maar ook de processen en werkafspraken bijgesteld moeten worden, zodat een goede dienstverlening gewaar- borgd blijft. Met de ketenpartners is afgesproken om de processen, zoals met de omgevingstafel, na drie maanden te evalueren en waar nodig aan te passen. Dit jaar vinden opleidingen plaats, zodat de medewerkers zowel procesmatig als inhoudelijk klaar zijn voor de Omgevingswet.

Wet kwaliteitsborging voor het bouwen

Gelijktijdig met de Omgevingswet treedt op 1 juli 2023 de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) gefaseerd in werking. Daarmee gaan nieuwe regels gelden voor bouwwerken die vallen onder gevolgklasse 1. In fase 1 wordt gestart met nieuwbouw onder deze categorie en een half jaar later volgt in fase 2 de verbouw onder gevolgklasse 1. De gemeente blijft het bevoegd gezag; de toetsing aan en het toezicht op het Bouwbesluit gaan naar onafhankelijke kwaliteitsborgers. In het Beleidskader VTH is opgenomen hoe de Gemeente Breda omgaat met deze nieuwe rol en met de mogelijkheden (vergunningsstrategie).

Hoog dienstverleningsniveau bij Gemeente Breda

Dienstverlening staat hoog op de agenda binnen de Gemeente Breda. We willen voorkomen dat klantvragen 'blijven zweven' in de organisatie en daarom willen we betere afstemming over de wijze van afhandeling van klantvragen. We gaan het beantwoorden structureel inrichten, eenduidig (transparant) maken, en ook sneller en persoonlijker. Klanten worden eerder ingelicht als een plan niet realiseerbaar is. Bij plannen die wel haalbaar zijn, wordt duidelijk toegelicht wat de vervolgprocedure is en wat de kosten zijn. Vragen worden door vaste personen in team Ruimte en cluster Omgevingswet opgepakt, hierdoor vergroten we de uniformiteit.

Processen Handhaving Omgevingswet

Record management

Door het cluster Omgevingswet wordt exclusief gebruik gemaakt van het zaaksysteem Powerbrowser voor VTH- werkzaamheden. Met het oog op de veranderende regelgeving is de module record management voor het zaaksysteem Powerbrowser aangeschaft. In deze module kunnen rechten worden toekennen, zodat niet iedereen alle documenten kan inzien of mutaties in Powerbrowser kan doen. De module wordt het eerste kwartaal 2023 geïmplementeerd.module record management voor het zaaksysteem Powerbrowser aangeschaft. In deze module kunnen rechten worden toekennen, zodat niet iedereen alle documenten kan inzien of mutaties in Powerbrowser kan doen. De module wordt het eerste kwartaal 2023 geïmplementeerd.

BIG-8

Eén van onze strategische doelen is een goede implementatie van de BIG-8 op de afdeling VenL en bij de betrokkenen van de VTH-taken, zoals adviseurs en ketenpartners. De BIG-8 is een basis om op een andere wijze te werken: meer focus in de dagelijkse praktijk (waar werken we aan?), meer eenduidigheid (hoe doen we ons werk?) en een richting voor ontwikkeling (waar willen we verbeteren?). Papier is geduldig en de praktijk soms weerbarstig. Daarom starten we in 2023 met een concrete vertaalslag van BIG-8 naar de dagelijkse werkelijkheid, samen met betrokkenen zodat zij zich meer bewust worden van de rol die ze hebben om te komen tot deze nieuwe werkwijze.

Andersom kan vanuit de dagelijkse praktijk de nieuwe werkwijze nog verder gespecifieerd of aangepast worden.

STRATEGISCHE DOELEN

Gemeente Breda heeft haar strategische doelen voor de fysieke leefomgeving vast gelegd in de Omgevingsvisie Breda 2040 (vastgesteld in 2021). Met VTH-taken dragen we bij aan deze doelen.

Taken

Wat willen we bereiken?

Strategisch beleidskader

Missie

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beterbij te dragenaan mooie, veiligeen leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, partners, organisaties en inwoners.

Doelen

Bijdragen aan strategische doelenBreda

Implementatie BIG-8

Werken binnen termijnen Omgevingswet en Wkb

Goede kwaliteit dienstverlening

Operationeel beleidskader

Subdoelen

Data leveren voor monitoring Omgevings- visiedoelen

Upgrade uitvoerings- programma 2024 met beleidsmedewerkers

In onderstaande tabel staat wat we meten om informatie te leveren voor de gestelde doelen.

Doelen Omgevingsvisie 2040

Raakvlak VTH

Watmeten we? (indicatoren)

Komende jaren wordt er gewerkt aan één omgevingsplan voor de hele Gemeente Breda. Hiervoor zullen verschillende beleidsterreinen nieuw beleid maken, die invloed hebben op deze strategische doelen, zoals een toekomstbestendige stad. Met de beleidsafdelingen wordt dit afgestemd en worden strategische doelen en indicatoren aangescherpt. Voor het Uitvoeringsprogramma VTH 2024 bekijken we hoe de VTH-taken nog beter kunnen aansluiten en daarmee meer waardevolle bijdrage kunnen leveren.

Met wie gaan we dit doen?

De capaciteit binnen vergunningverlening en toezicht bouw worden afgestemd op de kostendekkendheid van de leges. We werken met een vaste kern medewerkers en vullen deze aan met een flexibele schil. Deze kosten dekken we vanuit de legesopbrengsten. De grootte van de flexibele schil hangt af van het aantal aanvragen. Per kwartaal wordt gecheckt of de aantallen en de leges nog in lijn lopen met de prognose en of bijstelling nodig is. Doordat de Omgevingswet in 2023 in werking treedt en hier een nieuwe legesverordening onder hangt, is het nog meer van belang om dit goed te monitoren.

Procesvertegenwoordiging en handhaving worden uit algemene middelen betaald. Ook hier werken we met een vaste kern en een flexibele schil. Met de komst van de Omgevingswet vindt er waarschijnlijk zal de dekking van deze kosten wijzigen van ‘toezicht onder leges’, naar handhaving.

De benodigde inzet wordt per kwartaal gemonitord en waar nodig wordt de flexibele schil gewijzigd.

Cluster Omgevingswet

In vaste dienst

Inhuur

Totaal bezet

Juridisch adviseur vergunningen

3

3 fte

Juridisch adviseur handhaving

3,22

1,67

4,89 fte

Bestemmingsplantoetsers

4,37

4,37 fte

Adviseur Erfgoed

1,67

1,67 fte

Secretaris commissie Ruimtelijke kwaliteit

0,88

0,88 fte

Assistent secretaris CRK

0,88

0,88 fte

Administratie CRK

1,61

1,61 fte

Coördinator OMWB

1,53

1,53 fte

Adviseur Groen

1

1 fte

Wabo-regisseur

6,61

5,5

12,11 fte

Constructeur

2,5

1,33

3,83 fte

Adviseur bouwbesluit

1

1

2 fte

Inspecteur nieuwbouw

4

1

5 fte

Inspecteur bestaande stad

4

4 fte

Procescoördinator Omgevingswet

2

2 fte

Administratie

3

3 fte

Teamleider

2

2 fte

Naast de medewerkers uit het cluster Omgevingswet, geven adviseurs van de verschillende beleidsafdelingen en ketenpartners adviezen voor aanvragen en handhavingszaken.

PLANNING EN CONTROL, MONITORING EN KWALITEIT

Taken

Wat willen we bereiken?

Strategisch beleidskader

Missie

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beterbij te dragenaan mooie, veiligeen leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, partners, organisaties en inwoners.

Doelen

Bijdragen aan strategische doelenBreda

Implementatie BIG-8

Werken binnen termijnen Omgevingswet en Wkb

Goede kwaliteit dienstverlening

Operationeel beleidskader

Subdoelen

Data leveren voor monitoring Omgevings- visiedoelen

Borgen indicatoren in systemen en processen

Het tijdigbeantwoorden van klantvragen

Goede vertaling BIG-8

in Beleidskader

Uitvoeringsprogramma en Jaarverslag VTH

Vertaling BIG-8in dagelijkse praktijk

Wat gaan we doen? Met wie gaan we dit doen?

De regie voor onderstaande activiteiten ligt bij de kwaliteitsmedewerker en de procescoördinator.

Planning en control

Jaarlijks maken we een prognose over het aantal aanvragen, meldingen, toezicht- en handhavingszaken en opbrengst van de leges. Door het monitoren van de aantallen en opbrengsten kan tijdig ingegrepen worden als de werkelijkheid afwijkt van de prognose. Deze aantallen en opbrengsten zijn ook input voor de kostendekkendheid van de leges. Zeker door de invoering van de Omgevingswet dit jaar is dit een belangrijk aspect, aangezien er nog geen ervaring is met het werken onder de Omgevingswet, wat de exacte aantallen zullen zijn en wat de legesopbrengsten zullen gaan worden.

Prognoses 2023

Prognose aantallen per jaar

Vergunningen en toezicht nieuwbouw

Verwacht aantal omgevings- vergunningsaanvragen

1700

Verwacht aantal toezichtzaken (bouw)

200

Verwacht aantal Wkb meldingen

25

Verwachte legesopbrengst vergunningen

5 miljoen

Toezicht bestaande stad en handhaving

Verwacht aantalmeldingen illegale bouw/gebruik

250

Verwacht aantalverzoek om handhaving

85

Verwacht aantal eigenconstateringen

20

Monitoring

Door het cluster Omgevingswet wordt exclusief gebruik gemaakt van het zaaksysteem Powerbrowser voor VTH- werkzaamheden. Om te bepalen of we onze doelen halen, monitoren we al onze activiteiten. Zo borgen we onze kwaliteit. Dankzij de applicatie Powerbrowser is deze informatie inzichtelijk voor de medewerkers en het management. We monitoren onze strategische en operationele doelen, maar ook zaken m.b.t. management en inhoud.

Kwaliteitscriteria en kwaliteitsborging

Het realiseren van de verbeter- en maatschappelijke doelen van de Omgevingswet is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de overheden. Het vraagt om een goede en uniforme borging van de uitvoeringskwaliteit. In paragraaf 18.3 van de Omgevingswet staat de kwaliteitsbevordering en afstemming van de uitvoering en handhaving genoemd. Hieronder vallen onder andere de kwaliteitscriteria. Dit zijn onder meer eisen aan de capaciteit, de kennis, de ervaring en het opleidings- niveau van de medewerkers. We onderzoeken jaarlijks in het vierde kwartaal of we voldoen aan de kwaliteitscriteria. Als uit de analyse van 2022 knelpunten naar voren komen, pakken we deze in het eerste kwartaal van 2023 op.

Frequentie kwaliteitscheck

Analyse kwaliteitscriteria

1 keerper jaar, 4e kwartaal

Audit op inhoud

12 vergunningen / 12 verzoeken handhaving en/of meldingen

Analyse strategische doelen

1 keer per jaar

Audit

Steekproefsgewijs worden vergunningen en verzoeken om handhaving (beide aanvragen op grond van artikel 1:3, derde lid Awb) via een audit gecontroleerd. Het doel van de audit is een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid/ getrouwheid (waaronder tijdigheid, juistheid en volledigheid) van de uitgaven/opbrengsten. De volgende sub-processen maken onderdeel uit van de audit:

VERGUNNINGVERLENING

Taken

Wat willen we bereiken?

Strategisch beleidskader

Missie

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beterbij te dragenaan mooie, veiligeen leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, partners, organisaties en inwoners.

Doelen

Bijdragen aan strategische doelenBreda

Implementatie BIG-8

Werken binnen termijnen Omgevingswet en Wkb

Goede kwaliteit Dienstverlening

Operationeel beleidskader

Subdoelen

Vergunningenverlenen die passen binnen Omgevingsvisie 2040

Vertaling BIG-8 in dagelijkse praktijk

Tijdige verlening van omgevings- vergunningen en

conform regelgeving

Afhandeling van meldingen binnen de wettelijke termijn

Instandhouding omgevings- vergunningen en handhavingsbesluiten.

Het tijdig beantwoorden van klantvragen

Aandachtspunten

Wat gaan we doen? Met wie gaan we dit doen?

Aangezien de activiteit onder de Wabo anders is dan onder de Omgevingswet, zijn twee tabellen opgenomen, waarin de activiteiten uitgewerkt zijn.

Activiteiten onder Wabo

Activiteiten onder Omgevingswet

TOEZICHT EN HANDHAVING

Taken

Wat willen we bereiken?

Strategisch beleidskader

Missie

We verbeteren continu onze diensten, samenwerking en onszelf om steeds beterbij te dragenaan mooie, veiligeen leefbare wijken en dorpen. Samen met collega’s, partners, organisaties en inwoners.

Doelen

Bijdragen aan strategische doelenBreda

Implementatie BIG-8

Werken binnen termijnen Omgevingswet en Wkb

Goede kwaliteit Dienstverlening

Operationeel beleidskader

Subdoelen

Vertaling BIG-8 in dagelijkse praktijk

Afhandeling van meldingen binnen de wettelijke termijn

Instandhoudingomgevingsvergunningen en handhavingsbesluiten

Borgen van bouwen volgensverleende vergunning/melding

Toezicht en handhaving bouw/gebruik van gebouwen cf. regelgeving.

Hettijdig beantwoorden van klantvragen

Aandachtspunten

Wat gaan we doen? Met wie gaan we dit doen?

Eigen constateringen en meldingen: bouwen in afwijking van vergunning/melding,

Doelomschrijving

Resultaat

Door wie

Watmeten we?

In behandeling nemen van eigenconstateringen/ meldingen

Tijdig in behandelen nemeneigen constatering/meldingen

Indicator: doorlooptijd en aantal eigenconstateringen/ meldingen.

Verzoek om handhaving

Inhoudelijk behandeling verzoek om handhaving

Binnen de termijn van 8 wekenbeslissen op een verzoek om handhaving en het handhavingsbesluit (verdagen van de beslistermijn is mogelijk).

Indicatoren: doorlooptijd en aantal verzoeken om handhaving en handhavingsbesluiten

Bezwaar en beroep

Procesvertegenwoordiging bij bezwarencommissie, rechtbank en Raad van State

Omgevingsvergunningen en aanschrijvingen doorstaan de gerechtelijke toets

Indicatoren: aantal bezwaren gegrond verklaard

Klantvragen

Beantwoorden van klantvragen

Tijdig antwoord geven op gestelde vragen

Indicatoren: doorlooptijd vande klantvragen