Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Steenbergen

Uitvoeringsnota Inkoop Steenbergen 2022

Hoofdstuk 1 Inleiding: doelstellingen en afwijkingsmogelijkheden)

Hoofdstuk 2 Algemeen: algemene toelichting van het inkoopproces en toelichting over relevante lokale beleidskeuzes die invloed (kunnen) hebben op het inkoopproces

Hoofdstuk 3 t/m 9: een toelichting op beleidsmatige keuzes en de aandachtspunten in het koopkoopproces per fase.

Inleiding

Het hoofddoel van deze uitvoeringsnota is het optimaliseren en professionaliseren van het inkoopproces. De basis hiervoor is het inkoopproces zoals dat is beschreven in de kadernota inkoopbeleid die is vastgesteld door de gemeenteraad (zie bijlage). De focus voor de uitvoeringsnota ligt op leren en verbeteren. Het document heeft als doel om alle medewerkers die met inkoop te maken hebben te ondersteunen. Hierbij is aandacht voor de actiepunten die vanuit de managementletter 2020 opgepakt dienen te worden zoals het borgen en naleven van Europese aanbestedingsregels, het invoeren van een verplichtingenadministratie/contractregister en een prestatieleveringen beleid.

Een ander belangrijk doel van het inkoopbeleid is invulling geven aan de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingskader dat is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierin zijn de volgende doelstelling benoemd:

Naast deze doelstellingen is het van belang om oog te hebben voor:

Bij het uitvoeren van inkopen en aanbestedingen dient met alle bovenstaande doelstellingen rekening gehouden te worden.

Om de doelstellingen van het inkoopbeleid goed te borgen worden de volgende acties uitgevoerd:

Afwijken van deze uitvoeringsnota is alleen mogelijk op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders. Uiteraard moet dit passen binnen de geldende wet- en regelgeving. Afwijkingsvoorstellen moeten worden voorzien van een advies van de inkoop- en/of juridisch adviseur.

2.1

Inkoop in de organisatie

De gemeente heeft regelgeving met betrekking tot inkoop vastgelegd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

De medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant (hierna: Inkoopbureau) begeleiden de door de gemeente Steenbergen inkoopprocedures en aanbestedingen. Bij nationale openbare en Europese aanbestedingen is het altijd verplicht om het Inkoopbureau bij de hele aanbestedingsprocedure te betrekken.

Bij andere procedures is het mogelijk om het Inkoopbureau de aanbesteding te laten begeleiden, maar is dit niet verplicht. Wel moet het Inkoopbureau in deze gevallen vooraf geïnformeerd worden met een inkoopformulier. Het is verplicht om het inkoopformulier in te vullen vanaf de drempel waarbij meervoudig onderhands aanbesteden voorgeschreven wordt (zie paragraaf 3.2.). Ook voor andere inkoop- en aanbestedingsvraagstukken kan advies ingewonnen worden bij het Inkoopbureau.

Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders. Externe ondernemers mogen conform de aanbestedingsregels wel worden ingeschakeld bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkoop technische gedeelte van de aanbestedingsdocumenten.

2.2

Verantwoordelijken

De inkoop wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid valt onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.

De budgethouder of beheerder zorgt ervoor dat er per inkoopprocedure een volledig inkoopdossier aanwezig is. De inhoud van het inkoopdossier wordt uitgewerkt in het inkoophandboek. Om het inkoopproces, het vastgestelde inkoop- en aanbestedingskader en de uitvoeringsnota inkoop te borgen en te voldoen aan de motivatieplicht conform artikel 1.4 van de Aanbestedingswet, is in het Inkoophandboek het startdocument van aanbestedingen opgenomen. Dit zogenaamde inkoopformulier moet onderdeel uitmaken van alle inkoopdossiers. Het inkoopformulier is ook als bijlage bij deze uitvoeringsnota toegevoegd.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor een interne controle van het inkoopbeleid. Dit wordt gedaan door achteraf en steekproefsgewijs te toetsen of de inkoopprocedures binnen de kaders van het beleid zijn uitgevoerd. Bij deze toets worden de inkoopadviseurs betrokken zodat deze, indien nodig, de resultaten kunnen gebruiken om het inkoopproces te optimaliseren en verder te professionaliseren.

2.3

Evalueren Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eens per vier jaar geëvalueerd. Het bijbehorende ‘Handboek inkoop en de uitvoeringsnota’ kan zo nodig aangepast worden. Redenen hiervoor kunnen gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen zijn of wijzigingen in de marktsituatie. Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad hierover via de paragraaf ‘bedrijfsvoering’ in de begroting en jaarstukken.

2.4

BIBOB

De gemeente kan bij twijfel over integriteit een BIBOB-toets uitvoeren. Als hiervoor gekozen wordt, dan is de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB) en het daarop geformuleerde beleid van de gemeente Steenbergen van toepassing.

2.5

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) bestaat uit de volgende pijlers:

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding. Door vroeg in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te onderzoeken en een marktanalyse van de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Waarbij altijd de overweging gemaakt moet worden of het toepassen van MVI bijdraagt aan het beste resultaat voor de gemeente.

Als besloten wordt dat de gemeente bij een aanbesteding maatschappelijk verantwoord wil inkopen dan kan dat o.a. op de volgende manieren:

De hele aanbesteding vindt altijd digitaal plaatst. Dit geldt ook voor het facturatieproces (e-facturatie is mogelijk en daarnaast heeft de gemeente een alternatief via de mail). In de uitvoering monitort de gemeente de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

Duurzaamheid is een hot item. De gemeente Steenbergen heeft stevige ambities op dit gebied. Zo wil de gemeente in 2050 energieneutraal zijn. Duurzaamheid is een thema dat sterk in ontwikkeling is en zal blijven. In het nieuwe Uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2021-2022 beschrijven we de uitgezette koers en bepalen we waar we in 2021 en 2022 op inzetten om stappen in de richting van de doelstellingen te zetten. We onderscheiden drie focusgebieden: energietransitie, klimaat en circulaire economie. Onder het focusgebied klimaat besteden we afzonderlijk aandacht aan klimaatadaptatie, groen en biodiversiteit. Het uitvoeringsprogramma wordt in Q3 2021 ter vaststelling aangeboden aan het college en ter informatie toegestuurd aan de gemeenteraad. In het Uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2021-2022 is als actie opgenomen om het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen te ondertekenen, of een opvolger van dit manifest.

Bij aanbestedingen waar houtmaterialen gebruikt wordt (o.a. voetgangersbruggen, beschoeiingen van watergangen, zitbankjes etc.) moet voorgeschreven worden dat opdrachtnemer enkel gecertificeerd hout mag gebruiken. Dit is hout dat FSC, PEFC of STIP gecertificeerd is en wat in lijn is met het landelijke inkoopbeleid.

2.6

Privacy

Als er persoonsgegevens tussen partijen worden uitgewisseld, moet rekening worden gehouden met Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bij een uitwisseling van persoonsgegevens tussen partijen is een privacy-overeenkomst wettelijk noodzakelijk. Deze wordt als bijlage bij de aanbestedingsdocumenten gevoegd. Het is noodzakelijk om de privacy-officer in de voorbereidende fase van de aanbesteding om advies te vragen over de benodigde overeenkomsten. Iedere vastgestelde privacy-overeenkomst komt in beheer in het privacy-register overeenkomsten. De privacy-officer adviseert in de voorbereidende fase ook over het taxeren van het risico voor de bescherming van persoonsgegevens.

2.7

Toelichting inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fases:

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

2

Specificeren

3

Selecteren

4

Contracteren

5

Bestellen

6

Bewaken

7

Nazorg

In de volgende hoofdstukken worden deze verschillende fases per hoofdstuk toegelicht.

Voortraject

Tijdens het voortraject wordt de inkoopbehoefte bepaald. Hierbij wordt ook onderzocht hoe de markt eruitziet (marktconsultatie), wordt de opdrachtwaarde en het beschikbare budget bepaald, het inkoopformulier ingevuld en besloten welke inkoopprocedure doorlopen wordt.

3.1

Raming en financiële budget

De inkoop begint met een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de opdracht. Deze raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De raming van de opdrachtwaarde en het beschikbare budget moet worden opgenomen in het inkoopformulier.

3.2 Bepalen van de inkoopprocedure

Binnen de aanbestedingswet zijn de volgende procedures mogelijk:

Niet reguliere inkoop

Voor inkoop onder de € 5.000 hoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

In principe wordt in de gemeente Steenbergen het onderstaande schema gekozen voor de procedure. Dit schema is samengesteld conform het richtsnoer van de ‘Gids Proportionaliteit’.

Concessie

Overeenkomst1

Werken2

Leveringen3 

Diensten4

Niet reguliere inkoop 

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Enkelvoudig 

€ 5.000 tot

€ 100.000

€ 5.000 tot

€ 100.000

€ 5.000 tot

€ 25.000

€ 5.000 tot

€ 25.000

Meervoudig 

€ 100.000 tot

€ 1.000.000

€ 100.000 tot

€ 1.000.000

€ 25.000 tot

Europees drempelbedrag

€ 25.000 tot

Europees drempelbedrag

Nationaal 

€ 1.000.000 tot

Europees

Drempelbedrag

€ 1.000.000 tot

Europees

Drempelbedrag

*€ 100.000 tot

Europees

drempelbedrag

*€ 100.000 tot

Europees

drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees

Drempelbedrag

Vanaf Europees

Drempelbedrag

Vanaf Europees

drempelbedrag

Vanaf Europeesdrempelbedrag

Bedragen zijn exclusief Btw;

*overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.

Het is van belang per opdracht te bepalen welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook andere zaken een rol zoals de transactiekosten van de gemeente en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat. Bij de keuze van de procedure moeten deze onderdelen worden onderbouwd en afgestemd met de inkoopadviseur. Deze motivatie wordt daarna opgenomen in het inkoopformulier.

De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. In het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en de keuze voor de ondernemer gemotiveerd te worden.

Een belangrijk aspect in het inkooptraject is de mogelijkheid om een raamovereenkomst af te sluiten. Hiermee worden soortgelijke opdrachten die door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden gebundeld. Dit is mogelijk voor werken, diensten en leveringen en zorgt voor minder administratieve handelingen en een afname van kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Daarnaast zorgt het voor duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten moeten voor een langere tijd (maximaal 4 jaar) worden afgesloten.

3.3

Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een aparte procedure, omdat bepaalde categorieën diensten vanwege hun aard een beperktere grensoverschrijdende dimensie hebben. Denk hierbij aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Er is een aparte regeling ingevoerd voor dergelijke overheidsopdrachten met een drempelwaarde die hoger is dan het reguliere drempelbedrag voor diensten. Voor sociale en andere specifieke diensten ligt de Europese drempel op € 750.000,-. Alleen opdrachten met een waarde boven 750.000 euro moeten verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de zoektool van PIANOo kan worden gekeken of een dienst onder het regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.

Voor sociaal en andere specifieke diensten zijn de volgende drempelbedragen vastgesteld:

Sociale en andere specifieke diensten

Enkelvoudig

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 50.000 tot € 350.000

Nationaal

€ 350.000 tot Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

3.4

Inhuur derden

Het inhuren van personeel is volgens de huidige wet- en regelgeving een aanbesteding plichtige opdracht. Daarom moet het ‘Instroom aanvraagformulier personele inzet’ ingevuld worden. De gemeente Steenbergen werkt met Flex West-Brabant voor het inhuren van tijdelijke medewerkers. De inhuurdesk waar zij gebruik van maken is ingericht als een Dynamisch Aankoop Systeem. Daardoor wordt voldaan aan de Europese aanbestedingscriteria en krijgen alle marktpartijen gelijke kansen.

Voor de inhuur derden heeft het college van burgemeester en wethouders het Beleidskader inhuur derden vastgesteld. Hierin is opgenomen dat voor alle vormen van inhuur gebruik gemaakt moet worden van de diensten van het Mobiliteitscentrum (waaronder Flex West-brabant). In het beleidskader zijn enkele uitzonderingen opgenomen wanneer hiervan afgeweken kan worden.

Daarnaast vindt inhuur ook plaats op basis van een (na Europese aanbesteding) afgesloten mantelcontract met een drietal uitzendorganisaties en op basis van een aanbesteding met een Payroll-dienstverlener en ZZP-contractmanagement.

3.5

Actiepunten voor het voortraject zijn

Voor het voortraject zijn de volgende aandachtspunten van belang:

Specificeren

In de specificeringsfase wordt bepaald welke procedure en contractvorm toegepast gaat worden. Daarna kunnen de aanbestedingsdocumenten of de offerteaanvraag opgesteld worden.

Voor het specificeren geldende volgende aandachtspunten:

Selecteren

In de fase van het selecteren worden bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen de ondernemer(s) geselecteerd. Vervolgens wordt de aanbesteding gepubliceerd op het digitale aanbestedingssysteem TenderNed, beoordeeld en voorlopig gegund.

5.1

Lokale ondernemers

In de inkoop- en aanbestedingskaders is de volgende doelstelling opgenomen m.b.t. lokale ondernemers:

‘De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.’

Gezien de wet- en regelgeving is het alleen bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen mogelijk om (enkel) lokale partijen uit te nodigen. Om de lokale ondernemers toch te ondersteunen kunnen, al dan niet in samenwerking met het inkoopbureau, de volgende acties uitgevoerd worden:

5.2

Aandachtspunten op het gebied van selecteren

Op het gebied van selecteren gelden de volgende aandachtspunten:

Contracteren

In de fase van het contracteren wordt de definitieve gunning verzonden en zo nodig de (raam)overeenkomst getekend. Bij alle inkopen met een totale opdrachtwaarde boven €5.000 worden alle stukken gearchiveerd in een contractregister. De bestelbon, factuur of andere betaalbewijs voor inkopen onder € 5.000,- dienen ook gearchiveerd te worden. Hierover worden in een later stadium ook afspraken gemaakt.

Voor het contracteren gelden de volgende aandachtspunten:

Bestellen

In de fase van het bestellen wordt uitvoering gegeven aan de opdracht en worden zo nodig de bestellingen gedaan.

Op het gebied van bestellen gelden de volgende aandachtspunten:

Bewaken

In de fase van het bewaken wordt gecontroleerd of de afspraken worden nagekomen. Daarbij worden de facturen betaald en indien van toepassing wordt tijdig de overeenkomst opgezegd.

8.1

Contractmanagement

Voor contractmanagement wordt de volgende definitie gehanteerd:

“Het tijdens de uitvoeringsfase managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.”

Zoals de definitie aangeeft, heeft contractmanagement niet alleen betrekking op het managen van en het sturen op de voorwaarden van het contract, maar juist ook op onduidelijkheden, hiaten en niet contractueel vastgelegde doelstellingen.

De toegevoegde waarde van contractmanagement zit met name in:

Contractmanagementwerkzaamheden zijn gericht op het creëren van de bovenstaande toegevoegde waarden. De mate van contractmanagement en de daarbij behorende werkzaamheden verschillen per contract.

Het advies is de volgende stappen te doorlopen:

Voor het contractmanagement wordt geadviseerd om de volgende actiepunten uit te voeren:

Van de contractmanager wordt verwacht dat hij of zij een bijdrage levert aan de volgende onderdelen.

Belang van de prestatieverklaring

Rechtmatig inkopen is één van de belangrijkste doelstellingen in dit beleidskader. In de recent uitgebrachte managementletters heeft de accountant gewezen op het belang van de prestatieverklaring. Geadviseerd is om hiervoor beleid te formuleren.

Hieronder wordt een drietal algemene uitgangspunten opgenomen voor de prestatieverklaring

Aandachtspunten op gebied van bewaken

Op gebied van bewaken zijn de volgende aandachtspunten opgesteld:

Op korte termijn moet nog worden vastgesteld wie bovenstaande actiepunten op gaat pakken. Daarbij is het van belang vast te leggen wie de status van de actiepunten monitort en wie de helicopterview bewaakt.

Nazorg

In de fase van de nazorg wordt de overeenkomst geëvalueerd. Het inkoopformulier wordt gezamenlijk afgerond door het invullen van de evaluatie. Deze evaluatie kan weer input opleveren voor een nieuwe aanbesteding.

Op gebied van nazorg zijn de volgende aandachtspunten opgesteld:

Evaluatie en verantwoording

Jaarlijks wordt in de maand januari een evaluatie- en verantwoordingsverslag aan het college voorgelegd ten aanzien van de realisatie en prestaties van deze uitvoeringsnota.

Zodra het gehele inkoopproces doorlopen is, zal alle verzamelde informatie input bieden voor de nieuwe aanbesteding. Op dat moment zal weer gestart worden met het voortraject. Alle stappen dienen opnieuw doorlopen te worden aangezien de behoefte van de gemeente, het aanbod van de leveranciers, de markt en dergelijk gewijzigd kunnen zijn.

Een uitzondering hierbij zijn de eenmalige opdrachten. Deze hoeven niet opnieuw opgestart te worden. Wel kan de verzamelde informatie mogelijk helpen bij soortgelijke inkoop. Zodra een eenmalige opdracht is uitgevoerd dan kan het dossier worden afgesloten.