Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Katwijk

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Katwijk houdende regels omtrent de verwerking van persoonsgegevens binnen de Wijkteams (Privacyprotocol Wijkteams gemeente Katwijk)

Overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen hoe om te gaan met de verwerking van persoonsgegevens binnen de Wijkteams van de gemeente Katwijk;

BESLUIT:

Privacyprotocol

Wijkteams Gemeente Katwijk

Samenvatting

Met de decentralisatie van het sociaal domein in 2015 heeft het Rijk aan de gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden gegeven op de terreinen jeugdzorg, werk en inkomen, wonen, participatie en maatschappelijke ondersteuning (sociaal domein).

Uitgangspunt van de van toepassing zijnde Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Participatiewet is dat gemeenten bij de uitvoering van deze wetten een zo integraal mogelijke dienstverlening op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, publieke gezondheid, preventie, zorg, jeugdhulp, onderwijs, welzijn, wonen, werk en inkomen dienen na te streven.

De gemeente Katwijk (de gemeente) zet zich in voor deze integrale en effectieve ondersteuning en heeft daartoe het Wijkteam opgericht. Dit Wijkteam vormt de toegang voor de inwoners van Katwijk tot voorzieningen in het sociaal domein en herstelgerichte kortdurende hulpverlening.

Om cliënten van het Wijkteam zo goed mogelijke ondersteuning te kunnen bieden, verwerkt het Wijkteam persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt onder het regime van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Uitvoeringswet AVG), maar ook in de Jeugdwet, de Wmo en de Participatiewet zijn over de verwerking van persoonsgegevens bepalingen opgenomen.

De persoonsgegevens die verwerkt worden binnen het sociaal domein zijn heel vaak erg gevoelig van aard. Gegevens over benodigde jeugdzorg, schuldenproblematiek et cetera zijn gegevens die mensen extra kwetsbaar maakt wanneer daar niet zorgvuldig mee wordt omgegaan.

Dit protocol Wijkteams regelt hoe omgegaan wordt met persoonsgegevens en de verwerking van gegevens.

Leeswijzer

Het Privacyprotocol bestaat uit een inleiding waarom het protocol nodig is, hoe het proces van de wijkteams geregeld is, welke persoonsgegevens verwerkt worden, door wie en afsluitend het juridisch kader. De rechtsgronden van gegevensverwerking zijn opgenomen in bijlage 1.

Een weergave van de aanvraag en toestemming Jeugdhulp Privacy rechten is te vinden in bijlage 2.

Inleiding

Met de decentralisatie van het sociaal domein in 2015 heeft het Rijk aan de gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden gegeven op de terreinen jeugdzorg, werk en inkomen, wonen, participatie en maatschappelijke ondersteuning (sociaal domein). Uitgangspunt van de van toepassing zijnde Jeugdwet, Wetmaatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Participatiewet is dat gemeenten bij de uitvoering van deze wetten een zo integraal mogelijke dienstverlening op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, publieke gezondheid, preventie, zorg, jeugdhulp, onderwijs, welzijn, wonen, werk en inkomen dienen na te streven.

De gemeente Katwijk zet zich in voor deze integrale en effectieve ondersteuning en heeft daartoe het Wijkteam opgericht. Dit Wijkteam vormt de toegang voor de inwoners van Katwijk tot voorzieningen in het sociaal domein en herstelgerichte kortdurende hulpverlening.

Om cliënten van het Wijkteam zo goed mogelijke ondersteuning te kunnen bieden, verwerkt het Wijkteam persoonsgegevens van cliënten. Onder een persoonsgegeven moet worden verstaan “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon”. 1 Artikel 4, eerste lid, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt onder het regime van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG. Ook in de Jeugdwet, de Wmo en de Participatiewet zijn over verwerking van persoonsgegevens bepalingen opgenomen. De persoonsgegevens die verwerkt worden binnen het sociaal domein zijn heel vaak erg gevoelig van aard. Gegevens over benodigde jeugdzorg, schuldenproblematiek et cetera zijn gegevens die mensen extra kwetsbaar maakt wanneer daar niet zorgvuldig mee wordt omgegaan.

Op www.katwijk.nl zijn de privacyregels van de gemeente Katwijk gepubliceerd. Daar worden de kaders beschreven voor het verwerken van persoonsgegevens en hoe de gemeente omgaat met privacy. Het Privacyprotocol Wijkteams geeft nadere invulling voor het sociaal domein.

Het wijkteam en toegang tot het Sociaal Domein

2.1.

Hoofdproces

Onderstaand schema geeft een beeld van de stappen in het werkproces

De toegang tot Wmo- en Jeugdhulpvoorzieningen middels het Wijkteam kan uit de volgende stappen bestaan. Tijdens deze stappen worden slechts persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het in beeld brengen van de hulpvraag:

In het geval van Wmo en Jeugdhulpvoorzieningen kan de gemeente vervolgens besluiten tot het (al dan niet) verstrekken van een maatwerkvoorziening. Hierna volgt een besluit of een beschikking.

Indien doorgeleiding naar een algemene voorziening of maatwerkvoorziening nodig is, kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens binnen de gemeente Katwijk toegankelijk te maken voor specifiek bepaalde medewerkers of te verstrekken aan zorgaanbieders. Ten aanzien van de interne informatiedeling is een Autorisatiebeleid opgesteld waarin is bepaald hoe het proces loopt en welke medewerker op welk moment toegang krijgt tot persoonsgegevens van derden en hoe de beveiliging geborgd is. Met zorgaanbieders wordt zo nodig een verwerkersovereenkomst gesloten.

2.2.

Soorten persoonsgegevens

In bijlage 1 is opgenomen wat verschillende grondslagen zijn om persoonsgegevens te verwerken binnen het sociaal domein. Hieronder staat genoemd van welke categorieën persoonsgegevens het noodzakelijk is dat zij worden verwerkt voor het bieden van ondersteuning door het Wijkteam. De processen en activiteiten zijn opgenomen in het rapport hoofdprocessen Wijkteams.

Persoonsgegevens worden opgeslagen in de bedrijfsprocessensystemen en de mailbeveiligingsapplicaties die de gemeente Katwijk gebruikt. De informatie die opgeslagen wordt betreffen:

Van de cliënt:

Van de mantelzorger van de cliënt

Van derden die een signaal hebben afgegeven of een melding hebben gedaan met betrekking tot de burgeraan de toegang

Van zorgaanbieders/ re-integratiebedrijven

2.3.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Binnen de toegang kunnen de persoonsgegevens of een deel daarvan worden verstrekt aan de volgende categorieën van ontvangers:

Juridisch kader

Door het Wijkteam worden veel persoonsgegevens verwerkt van cliënten, mensen uit de sociale omgeving van de cliënten zoals bijvoorbeeld mantelzorgers -, melders en hulpverleners. Verwerken is een breed begrip dat nader wordt gedefinieerd in de AVG, maar daar moet in ieder geval worden verstaan ‘het opslaan en delen van persoonsgegevens’.

De verwerking van persoonsgegevens mag niet zonder meer gebeuren. Volgens artikel 5 van de AVG mogen persoonsgegevens enkel worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De verwerking dient voorts toereikend te zijn, ter zake dienend en moet het worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Tot slot geldt dat de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant moet zijn.

Welke persoonsgegevens verwerkt worden, door wie en grondslagen of de verwerking ter zake dienend is zijn opgenomen in het hoofdprocesrapport Wijkteams. Dit rapport vormt één geheel met het Privacyprotocol van de Wijkteams.

3.1.

Verwerkingsverantwoordelijke

Het college wordt aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, zevende lid, van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens die door haar of in haar opdracht worden verwerkt. In beginsel zullen zorgaanbieders wanneer persoonsgegevens worden verwerkt worden aangemerkt als verwerker en zal een verwerkersovereenkomst worden afgesloten conform het VNG-model.

3.2.

Rechtmatigheid en doelmatigheid

De verwerking van persoonsgegevens is alleen rechtmatig indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens op basis van een van de grondslagen genoemd in artikel 6 van de AVG, te weten:

Niet alleen moet er een rechtsgrondslag zijn voor de verwerking, ook moet de verwerking proportioneel en subsidiair zijn. Voortdurend moeten bij de verwerking door diegene die de persoonsgegevens wil gaan verwerken dan ook rekenschap gegeven aan de volgende uitgangspunten:

Voor het bepalen van de noodzaak tot verwerking van gegevens is uitgangspunt steeds dat de hulpvraag leidend is.

3.3.

Toestemming en afwijken informatieplicht

Binnen het sociaal domein wordt zoveel als mogelijk de transparantie in acht genomen. De professional die gegevens wil opvragen of de casus wil bespreken met andere(n), informeert de betrokkene daarom dan ook over het voornemen tot gegevensdeling. De wijze waarop de betrokkene wordt geïnformeerd, wordt bepaald door het wettelijk en organisatorisch kader van de professional. In het gesprek met de betrokkene en eventueel zijn familie of netwerk komt de professional zo veel als mogelijk tot overeenstemming over het vervolg van het traject, waaronder het bespreken van de hulp met een andere professional of in een multidisciplinair overleg. Hierbij is een schriftelijke toestemming niet vereist, maar het wettelijke of organisatorisch kader van de professional kan dit wel vereisen.

Voor toestemming bij minderjarigen verwijzen we naar de bijlage 2 (Infographic Schulinck Aanvraag en toestemming Jeugdhulp Privacy rechten).

Hoewel toestemming binnen de Wmo en de Jeugdwet vaak als uitgangspunt heeft te gelden voor zowel hulpverlening als gegevensverstrekking, wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens gewaarschuwd dat cliënten hulpbehoevend zijn en mogelijk ervan uitgaan dat toestemming als voorwaarde geldt voor het krijgen van hulp. Dit staat op gespannen voet met het uitgangspunt van toestemming voor verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de AVG, waaruit wordt gegaan van toestemming als volledig vrije keuze.

3.4.

Afwijken van de informatieplicht

In uitzonderlijke situaties kunnen er gerechtvaardigde argumenten zijn om betrokkene niet, of pas achteraf, te informeren over de gegevensverwerking. Gerechtvaardigde argumenten kunnen zijn:

In het dossier moet onderbouwd worden vastgelegd waarom er sprake is van wel/niet delen van gegevens en wel/niet informeren van betrokkene over het delen van de informatie.

3.5.

Minderjarigen

Met inachtneming van de AVG, de Jeugdwet en de Wmo geldt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen andere regels. Daarvoor wordt verwezen naar bijlage 2 (Infographic Schulinck Aanvraag en toestemming Jeugdhulp Privacy rechten).

Overige informatie

Voor nadere informatie op het gebied van persoonsgegevens, zoals de beveiliging daarvan, de bewaartermijnen, rechten die de betrokkene heeft of de wijze waarop vragen of klachten kunnen worden ingediend wordt verwezen naar de ‘privacyverklaring’ op www.katwijk.nl. Over de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar het verwerkingsregister op de gemeentelijke website.

Slotbepaling

Dit protocol treedt de dag na publicatie in werking.

Dit protocol kan worden aangehaald als “Privacyprotocol” Wijkteams gemeente Katwijk”. Kenmerk: Z21284D38784

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Katwijk, gehouden 29 juni 2021.

De gemeentesecretaris, mr. drs. R.T. Jie Sam Foek

De burgemeester, ir. C.L. Visser

Rechtsgronden voor de gegevensverwerking

Publieke taken

Welke gegevens en grondslagen

Het treffen van algemene maatregelen, algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen op grond van de Wmo 2015 en het doen van onderzoek naar ondersteuningsbehoefte (2.1.1 t/m 2.1.7, art. 2.1.1. t/m 2.2.4, 2.3.1 2.3.10 Wmo 2015) en het verstrekken van persoonsgegevens aan een aanbieder van een maatwerkvoorziening, het CAK, de sociale verzekeringsbank en toezichthoudende ambtenaren op grond van art. 5.2.1 Wmo.

De toeleiding naar, advisering over, bepaling van en het inzetten van de voorzieningen op het gebied van jeugdhulp voor jeugdigen of ouders, waardoor de jeugdige in staat wordt gesteld gezond en veilig op te groeien, te groeien naar zelfstandigheid, en voldoende zelfredzaam te zijn en maatschappelijk te participeren (art. 2.3 Jeugdwet).

In het kader van Participatiewet heeft de gemeente tot taak om ondersteuning te bieden bij arbeidsinschakeling en bijstand te verlenen aan personen die niet over middelen beschikken om in de noodzakelijke kosten van het bestaan te voorzien (artikel 7 Participatiewet.

Op grond van de IOAW en IOAZ heeft de gemeente de taak om uitkering te verstrekken aan de persoon die aan de voorwaarden voldoet (artikel 5 en artikel 11 IOAW/ IOAZ).

Infographic Schulinck Aanvraag en toestemming Jeugdhulp Privacy rechten

Wetten met invloed op het Privacyprotocol Wijkteams.