Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Borne

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Gemeente Borne)

gelezen het voorstel van 20int04519

gelet op de Financiële verordening gemeente Borne en het Organisatiebesluit gemeente Borne,

besluiten vast te stellen de navolgende Budgethoudersregeling gemeente Borne.

Artikel 1

Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2

Toekennen budgetten1.

Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabegroting opgebouwd uit budgetten per kostenplaats. Het college kent de budgetten toe aan de budgethouders.

De budgethouder kan medewerkers aanwijzen als budgetbeheerder.

Toekenning van een budget aan een budgethouder of budgetbeheerder vindt plaats op het niveau van de kostenplaats of krediet.

Budgetten worden toegekend voor de duur van het begrotingsjaar. Kredieten beslaan in principe meer dan één begrotingsjaar.

Artikel 3

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder1.

De budgethouder is binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.

De rol en verantwoordelijkheid van de budgethouder is om ervoor te zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer is van alle budgetten die tot zijn/haar team/onderdeel behoren.

De budgethouder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de bijbehorende budgetten.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het coderen van de factuur en de controle op de door hem ontvangen facturen op de cijfermatige en materiële juistheid, inclusief de prijzen, geleverde hoeveelheden (verklaring prestatielevering).

De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven conform hetgeen is vastgesteld in de Mandaatregeling gemeente Borne.

Artikel 4

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder1.

De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.

De budgetbeheerder ondersteunt de budgethouder ten aanzien van in artikel 3 genoemde activiteiten.

Artikel 5

Administratie1.

De budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van op hun budgetten betrekking hebbende ontvangen facturen en uitgaande nota’s.

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat facturen binnen maximaal 30 dagen na factuurdatum worden betaald.

De salarisadministratie is bevoegd om salarissen en daarmee samenhangende rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen ten laste van de budgetten van de budgethouder.

De budgethouder kan correcties binnen de eigen budgetten direct laten verwerken in de financiële administraties. Bij wijzigingen die invloed hebben op de budgetten van andere budgethouders wordt er alleen gecorrigeerd met wederzijds goedvinden.

Artikel 6

Verrekenbaarheid tussen budgetten1.

Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven doet de budgethouder een voorstel voor een begrotingswijziging.

De budgethouder is bevoegd tot het accorderen van wijzigingen binnen een specifiek aan hem toegekend budget (verschuiving tussen kostensoorten binnen een kostenplaats) mits daarmee de te behalen resultaten en doelstellingen niet in het geding komen.

In de volgende gevallen is geen verschuiving toegestaan:

Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene middelen (i.c. het begrotingssaldo).

Artikel 7

Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder1.

Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn taken uitgeoefend door een collega-budgethouder

Bij afwezigheid van de budgetbeheerder worden zijn taken uitgeoefend door een collega-budgetbeheerder. Deze collega-budgetbeheerder wordt aangewezen na toestemming van de budgethouder.

Artikel 8

Intrekking Regeling budgetbeheer 2012

De Regeling budgetbeheer 2012 gemeente Borne, vastgesteld bij collegebesluit 6 maart 2012, wordt ingetrokken.

Artikel 9

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2021.

Artikel 10

Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Gemeente Borne.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 6 oktober 2020.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Borne,

S. ter Koele

secretaris

J. Pierik

burgemeester

In de Financiële verordening van de gemeente Borne is opgenomen dat het college een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot:

De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de begrotingsprogramma’s en beleidsvelden de begroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op beleidsveldniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie. De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en projecten en de optimalisering van de bedrijfsvoering.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling.

Artikel 2 Toekennen budgetten

Het college geeft in de vorm van de budgethoudersregeling opdracht aan de algemeen directeur om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De algemeen directeur draagt deze budgetverantwoordelijkheid met de teamleiders. Tevens kan budgetverantwoordelijkheid worden verleend aan projectleiders en programmamanagers.

Een budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen vanuit de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente Borne.

Om het systeem beheersbaar te houden (aantal routecodes en risico op onregelmatigheden), moet er door de budgethouders wel terughoudend met het benoemen van budgetbeheerders worden omgegaan.

Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

Het aangaan van de verplichting is de handeling waarop de autorisatie moet plaatsvinden. Op dit moment bestaat echter nog niet de mogelijkheid tot het zichtbaar in het systeem autoriseren van de verplichting (contract/inkooporder). Het realiseren daarvan vraagt belangrijke technische aanpassingen in het administratief systeem en een cultuurverandering, waardoor niet verwacht wordt dat dit binnen één jaar gerealiseerd kan worden. Omdat aanpassing niet op korte termijn wordt gerealiseerd, verdient het aanbeveling de tekst meer af te stemmen op de huidige situatie. De autorisatie in het administratief systeem geschiedt momenteel op de factuurverwerking en niet bij de registratie van de verplichting. Overigens is het wel van belang dat bij het aangaan van de verplichting de budgethouder beoordeelt of dit past binnen budget, doelmatig is, etc.. Maar dit uit zich nog niet in een autorisatie van de verplichting in het administratief systeem.

De verantwoordelijkheden van de budgethouder bestaan uit de volgende zaken (niet uitputtend): - Het sturen, beheersen en verantwoorden van het budget.

Dit omvat:

Rechtmatig, doelmatig en doeltreffend in de zin van artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder

De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.

Budgetbeheerders worden door budgethouders aangewezen en dit wordt vastgelegd in de financiële administratie. Tevens wordt hier de onderlinge vervanging in vastgelegd.

Artikel 5 Administratie

Repeterende facturen voor kosten als gas, water, elektra, telefoonabonnementen, reguliere belastingen en overige vaste terugkerende facturen met termijnen hoeven niet via de budgetbeheerder en budgethouder goedgekeurd te worden, maar kunnen door de financiële administratie direct goedgekeurd en betaald worden. Achteraf vindt er controle hierop plaats door middel van interne controle.

Artikel 6 Verrekenbaarheid tussen budgetten

De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven en budgethouder is aangewezen. En tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor de financiële beheersing van de gemeentebegroting is het van belang dat budgethouders weten hoe “hun” budgetten zich ontwikkelen en waar risico’s op mee- en tegenvallers zijn. Van de budgethouders wordt een actieve rol verwacht.

Dat houdt het volgende in:

Artikel 7 Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder

In geval van vakantie of bij andere omstandigheden waardoor een budgethouder/-beheerder zijn rol niet kan vervullen vindt vervanging plaats door een collega budgethouder-/beheerder. Dit wordt vooraf afgestemd tussen desbetreffende budgethouder, budgetbeheerders, financieel consulent en financiële administratie.