Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Borne

Besluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Borne houdende regels omtrent de privacy

Privacy beleid Borne 2019

De gemeente Borne beschikt over veel informatie van haar inwoners. U heeft zeggenschap over uw eigen gegevens tenzij de wet iets anders voorschrijft. Wij respecteren uw privacy en beveiligen uw persoonsgegevens zo goed als we kunnen. Alles wat wij met uw persoonsgegevens doen en wat u van de gemeente mag verwachten, hebben wij opgenomen in dit privacybeleid. Privacywetgeving geeft diverse rechten aan u als betrokkene. We geven aan hoe u gebruik kunt maken van uw rechten, waar u terecht kunt met vragen en waar u een klacht kunt indienen.

Met dit beleidskader willen we bereiken dat de gemeente op een veilige manier met persoonsgegevens omgaat, de zeggenschap van betrokkenen over hun eigen gegevens respecteert en de persoonlijke levenssfeer van inwoners eerbiedigt. Dit binnen de wettelijke randvoorwaarden, waarbij het belang van de inwoner voorop staat. Om de relatie met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te verduidelijken, hebben we de meest relevante artikelen uit de AVG genoemd.

Begrippen (art. 4, AVG)

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt:

1

Publieke taak (art. 4 t/m 6, 13, 14, 30, AVG)

• De gemeente gebruikt uw informatie als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van haar publieke taak of haar wettelijke plicht. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van een uitkering, toekennen van jeugdhulp of een Wmo-voorziening, het verlenen van een vergunning of het handhaven van de openbare orde.

• De wet bepaalt wat onze taken zijn. Hiervoor moeten wij uw gegevens in onze systemen opnemen. Wij mogen niet zelf bepalen waarvoor wij uw informatie gebruiken. Ook niet als gebruik van informatie efficiënt of handig is. Wel informeren wij u over de gegevens die wij over u hebben.

• Welke informatie wij van u gebruiken, hangt af van de diensten die u van de gemeente ontvangt. Wij publiceren een overzicht (register van verwerkingsactiviteiten) op onze website.

• Alle medewerkers van de gemeente houden zich aan de gedragscode ambtenaren en hebben een integriteitsverklaring ondertekend.

2

Externe opdrachtnemers (art. 4 t/m 6, 13, 14, 30, 44 t/m 50 AVG)

• De gemeente gebruikt uw informatie als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Soms is het nodig dat externe partijen toegang krijgen tot informatie over u die noodzakelijk is om een taak uit te voeren in opdracht van de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan personeelsadministratie, innen van gemeentelijke belastingen of afvalinzameling. Zij krijgen dan toegang tot onze systemen of ontvangen hieruit informatie. De gemeente blijft (eind)verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang met uw informatie.

• Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

• Wij zorgen dat externe partijen uw informatie alleen gebruiken voor het doel waarvoor zij het hebben gekregen. Wij leggen afspraken over het zorgvuldig en veilig omgaan met informatie vast in een ‘verwerkersovereenkomst’.

• We publiceren een overzicht van partijen waarmee wij een ‘verwerkersovereenkomst’ hebben op onze website als onderdeel van het register van verwerkingsactiviteiten.

3

Onderzoek (art. 4 t/m 6, 13, 14, 22, AVG)

• Om de uitvoering van onze taken te verbeteren, gebruikt de gemeente informatie van inwoners voor onderzoek. Wij zorgen ervoor dat onderzoeksresultaten niet te herleiden zijn tot individuele personen.

• Wij sluiten niet uit dat wij in de toekomst profielen maken op basis van uw persoonsgegevens om bijvoorbeeld onze dienstverlening te verbeteren. Wij zullen dit van tevoren bekend maken en kunnen altijd uitleggen hoe wij tot profielen zijn gekomen.

• Onderzoeksbureaus waarmee de gemeente samenwerkt, houden zich aan de ‘Gedragscode voor Onderzoek & Statistiek’.

4

Samenwerking (art. 4 t/m 6, 13, 14, 30, AVG)

• De gemeente werkt samen met andere instanties zoals politie, hulpverleners, GBTwente of de Sociale Verzekeringsbank. Soms geven of krijgen wij daarbij informatie over u. Binnen deze samenwerkingen respecteren wij naast privacywetgeving ook het beroepsgeheim.

• We publiceren het overzicht van samenwerkingspartners waarmee wij informatie delen op onze website als onderdeel van het register van verwerkingsactiviteiten.

5

Basisregistratie personen (art. 4 t/m 6, 13, 14, 30, AVG)

• Wij verstrekken geen informatie aan andere inwoners of voor commerciële doeleinden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

• De gemeente is soms wettelijk verplicht informatie uit de Basisregistratie personen (BRP) te verstrekken aan derden. Daarnaast kunnen wij informatie verstrekken ten behoeve van maatschappelijke initiatieven die zijn vastgelegd in Verordening basisregistratie personen gemeente Borne. Als u niet wilt dat wij informatie uit de BRP verstrekken, dan kunt u om gedeeltelijke geheimhouding vragen.

• We publiceren het overzicht van partijen waaraan wij verplicht informatie moeten verstrekken op onze website als onderdeel van het register van verwerkingsactiviteiten.

6

Technologieën (art. 4 t/m 6, 13, 14, 22, AVG)

• Om als gemeente te blijven ontwikkelen, gebruiken wij (nieuwe) technologieën zoals big data, social media, blockchain, websites en beeld- en geluidsopnamen. Voordat we met deze technologieën geautomatiseerd gegevens verwerken, beoordelen we de noodzaak en risico’s en nemen passende maatregelen om zorgvuldig en veilig met uw persoonsgegevens om te gaan.

• Nieuwe technologieën hebben niet tot doel om informatie over individuele inwoners te verzamelen of inwoners te volgen in de openbare ruimte. Wij zijn transparant over apparatuur die aanwezig is in de openbare ruimte en het doel daarvan.

• Op de gemeentelijke websites maken we gebruik van cookies en gebruikersgegevens (webstatistieken). De cookies die de gemeentelijke websites gebruiken zijn noodzakelijk voor het goed en veilig functioneren van onze dienstverlening. Voor deze cookies vragen wij geen expliciete toestemming. De gebruikersgegevens die wij verzamelen zijn niet tot u te herleiden.

Heeft u een vraag? (art. 13, 14, 37 t/m 39, AVG)

De functionaris gegevensbescherming (FG) adviseert over privacyvraagstukken en ziet toe op naleving van de privacywetgeving (AVG) en het gemeentelijke privacybeleid. Als u meer wilt weten over de wijze waarop de gemeente omgaat met uw persoonlijke informatie kunt U een email sturen naar [email protected] of bellen met 14 074.

Voor vragen over de Algemene verordening gegevensbescherming kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens.

Wilt u gebruik maken van uw rechten? (art. 13 t/m 20, AVG)

De wet Algemene verordening gegevensbescherming geeft u een aantal rechten:

Om gebruik te maken van deze rechten, kunt u schriftelijk een verzoek indienen bij het college van B en W van Borne, postbus 200, 7620 AE, Borne, via het contactformulier op de website of met uw DigiD.

Als u wilt weten welke gegevens van u zijn opgenomen in de Basisregistratie personen (BRP), dan kunt u dit inzien met uw DigiD. Voor correcties in de BRP vindt u informatie op onze website of kunt u bellen met 14 074.

Gaat er iets mis? (art. 13, 14, 33 t/m 35 AVG)

Ook de gemeente Borne maakt fouten. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een datalek van de gemeente dan informeren wij u zo snel mogelijk en nemen we maatregelen om verdere schade te voorkomen.

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, dan kunt u dat melden via [email protected].

Wilt u een klacht indienen? (art. 77, AVG)

Als de gemeente een verplichting niet nakomt kunt u een klacht indienen volgens de gemeentelijke klachtenprocedure.

Als u vermoedt dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywetgeving, dan kunt u een privacyklacht over de gemeente indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.