Wat je gaat doen

Als managementondersteuner speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van de afdelingshoofden van P&O en Labbeheer. Je zorgt ervoor dat agenda’s, mailboxen en afspraken goed worden beheerd en dat alles op tijd wordt voorbereid en opgevolgd. Dankzij jouw proactieve aanpak en oog voor detail voorkom je dat zaken blijven liggen en draag je bij aan een efficiënte werkomgeving. Je werkt in een hybride setting, deels vanuit huis en deels op kantoor in Bilthoven, met een aankomende verhuizing naar het Utrecht Science Park.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Bewaken van deadlines, acties en informatiestromen, en zorgen voor tijdige opvolging.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten en correspondentie, en zorgen dat deze goed vindbaar zijn.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en tijdig informeren van betrokkenen.

Wat we je bieden

• Salaris tussen €18,87 en €23,47 per uur.
• Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een flexibele werkweek van 32 tot 36 uur.
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling, zoals opleidingen en trainingen.
• Werken in een organisatie met maatschappelijke impact en hybride werkmogelijkheden.
• Een betrokken en professionele werkomgeving waarin je zelfstandig en afwisselend werk doet.

Functie-eisen

We zoeken een proactieve en nauwkeurige managementondersteuner met uitstekende organisatorische vaardigheden en een dienstverlenende instelling.

• Mbo werk- en denkniveau, afgeronde administratieve opleiding.
• Ervaring in een secretariële functie binnen complexe organisaties.
• Vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Helder en zorgvuldig communiceren in het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Zelfstandig en proactief werken, met oog voor praktische oplossingen.

Over het bedrijf

Bij het RIVM in Bilthoven werk je in de staforganisatie die leidinggevenden en medewerkers ondersteunt op het gebied van HR, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering. Je draagt zo bij aan een organisatie met een duidelijke maatschappelijke opdracht.

Je komt in een betrokken, professionele omgeving met ruimte voor opleiding en ontwikkeling. Je werkt hybride: deels thuis en minimaal de helft van de tijd op kantoor in Bilthoven. Later dit jaar verhuis je mee naar het Utrecht Science Park.