Weert | 24 – 32 uur | € 3000 – € 3850 o.b.v. fulltime

Voor onze opdrachtgever in Weert zijn wij op zoek naar een nieuwe collega in de functie van Office Manager! Een veelzijdige functie waarbij je standaard op vrijdag vrij bent, dus het weekend begint iedere week al vroeg. De arbeidsuren zullen verdeeld worden over maandag t/m donderdag.

Functieomschrijving

De functie is een zelfstandige functie waarbij je de vrijheid hebt om jouw eigen werkzaamheden te plannen. De werkzaamheden binnen deze functie worden onderverdeeld in vier verschillende onderdelen namelijk:

Administratie & Organisatie;

Offertes & Orderproces;

Inkoop & Facturatie;

Klantcontact.

Administratie & Organisatie

Plannen en beheren van agenda’s: klantafspraken, installaties en onsite bezoeken;

Beheren van contracten, SLA’s en licentieadministratie;

Bijhouden en actualiseren van klantdossiers en interne administratie;

Structureren van documentatie en administratieve workflows;

Bijhouden van werkinstructies en sjablonen;

Opstellen van rapportages;

Ondersteunen van interne werkprocessen en structuur;

Signaleren van verbeterpunten in administratie en workflow.

Offertes & Orderproces

Je zal offertes gaan opstellen op basis van de input van de technische engineers alsook de sales. Daarbij ga je prijzen controleren alsook marges. Je houdt daarbij rekening met levertijden en beschikbaarheid. Dit doe je door alles af te stemmen met de leveranciers. Je zal vervolgens offertes gaan versturen en deze ook opvolgen en registreren in het ordersysteem bij goedkeuring.

Inkoop & Facturatie

De inkoopwerkzaamheden bestaan voor een groot gedeelte uit het inboeken van inkoopfacturen, maar ook zeker het zelfstandig verzorgen van de bestellingen. Andere werkzaamheden die je kan verwachten zijn:

Voorbereiden van verkoopfacturen en controleren van urenregistratie en factureren;

Opvolgen van betalingen, afletteren banken en administratieve afhandeling;

Bewaken van financiële administratie openstaande posten.

Klantcontact

Functie eisen

Afgeronde opleiding richting administratie of vergelijkbaar;

Ruime relevante werkervaring;

Ervaring in de zakelijke dienstverlening is een pre;

Communicatief zeer vaardig;

Secuur en analytisch;

Minimaal 24 uur per week beschikbaar verdeeld over ma t/m do.