Ben jij een organisatorisch talent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving en weet je precies wat er nodig is om directeur-bestuurder, management en organisatie optimaal te ondersteunen? Lees dan snel verder!

Wij maken graag kennis met een bestuurssecretaresse die structuur brengt, vooruitdenkt en verbinding maakt. Iemand die snel schakelt, zorgvuldig werkt en het overzicht bewaart. Jij bent de spil tussen bestuurder, management, collega's en externe relaties. Dankzij jouw ondersteuning verlopen processen soepel, zijn afspraken goed voorbereid en komt informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terecht.

Waar ga jij werken?

WoonInvest is een middelgrote woningcorporatie. Wij verhuren zo' n 8.435 woningen in onze kerngebieden Leidschendam-Voorburg en Den Haag-Leidschenveen. Wij zijn een maatschappelijk betrokken organisatie en dat merk je aan alles. Vanuit ons motto ‘Samen Wonen’ zien wij het als onze missie om mensen aan een goede, betaalbare woning te helpen.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 20 collega’s binnen Financiën, Planning & Control, HR, IT, Facilitaire Zaken en het Directiesecretariaat. We werken intensief samen aan één doel: optimale ondersteuning van de organisatie.

Ons kantoor staat in Voorburg, op een steenworp afstand van Westfield Mall of the Netherlands. Je kunt rekenen op een informele werkomgeving, waar eigenaarschap en initiatief worden aangemoedigd. Dankzij jouw persoonlijke jaarlijkse ontwikkel- en vitaliteitsbudget kun je jezelf op een gezonde manier blijven ontwikkelen.

Bij WoonInvest werken we hard, maar vinden het ook belangrijk om onze collega’s geregeld in een andere setting te ontmoeten. Daarom organiseert onze personeelsvereniging allerlei activiteiten zoals een zomerbarbecue, kerstdiner, borrels en leuke uitjes. Tijdens reguliere personeelsbijeenkomsten houden wij elkaar op de hoogte van ontwikkelingen binnen de organisatie.

Taken

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de directeur-bestuurder en het management bij bestuurlijke, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je werkt in het hart van de organisatie en hebt inzicht in belangrijke ontwikkelingen, besluitvorming en strategische vraagstukken.

Samen met je collega zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jullie zijn een betrouwbare sparringpartner voor directeur-bestuurder en management en zorgen voor rust, overzicht en continuïteit.

Je bewaakt processen, denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Je zorgt ervoor dat vergaderingen goed voorbereid zijn, waar nodig actiepunten worden opgevolgd en informatie tijdig beschikbaar is. Daarbij heb je oog voor zowel details als het grotere geheel.

Jouw werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda's, mailboxen en afspraken van de directeur-bestuurder;
• Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• Verzamelen en bewaken van vergaderstukken en dossiers;
• Verslaglegging, bewaken van actiepunten, besluiten en gemaakte afspraken;
• Verzorgen van verslaglegging en correspondentie;
• Onderhouden van contacten met in- en externe stakeholders;
• Organiseren van personeelsbijeenkomsten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan verbetering van processen en werkwijzen.

Vereisten

Wat maakt jou succesvol?
Jij weet hoe je meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt, zonder het overzicht te verliezen. Je jongleert moeiteloos met drukke agenda’s, vergaderingen en deadlines. Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een organisatie werkt, weet welke belangen kunnen spelen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Organisatietalent, discretie en bestuurlijke sensitiviteit zijn de belangrijke eigenschappen in deze functie.

Daarnaast:

• Werk je nauwkeurig en gestructureerd;
• Denk je vooruit en neem je initiatief;
• Schakel je gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en belangen;
• Ben je een natuurlijke verbinder;
• Communiceer je helder en professioneel;
• Houd je overzicht, ook onder tijdsdruk;
• Zie je kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten;
• Werk je prettig samen met collega's op alle niveaus.

Wat neem je mee

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, managementassistent of vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Uitstekende beheersing van Microsoft 365, op gevorderd niveau met Outlook, Teams, Word en PowerPoint.
• Ervaring met iBabs en MS Copilot is een pré.
• Gevoel voor bestuurlijke processen en besluitvorming;
• Een daadkrachtige, dienstverlenende en professionele werkhouding.

Benefits

Je krijgt niet alleen een dynamische functie, leuke collega’s, een fijne werksfeer en vers fruit op kantoor. Onze arbeidsvoorwaarden staan ook als een huis.

Wat denk je bijvoorbeeld van:

• Bruto maandsalaris tussen € 3.631 en € 4.563 (schaal G, o.b.v. 36 uur);
• 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering;
• 189,8 vakantie-uren bij fulltime dienstverband;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken;
• De mogelijkheid mee te draaien in een wachtdienstrooster;
• Jaarlijks opleidingsbudget van € 900 (bij fulltime);
• Jaarlijks vitaliteitsbudget van € 400;
• Laptop en smartphone in bruikleen + € 34,29 tegemoetkoming internetkosten;
• Goede pensioenregeling bij SPW;
• Overige beloning en waardering volgens de cao Woondiensten.

We starten met een jaarcontract (met een proeftijd van één maand) om elkaar eerst goed te leren kennen. Zijn we beiden tevreden, dan zetten we dat om in een contract voor onbepaalde tijd.

Zie jij jezelf als bestuurssecreatersse bij WoonInvest werken? Dan maken we graag kennis met je!

Verras ons dan met jouw schriftelijke motivatie (kort en bondig) en je CV.

Twijfel je of je wel geschikt bent of heb je andere vragen? Neem dan contact op met Petra Hofsteden op 06 456 48 306 (Manager Bedrijfsvoering) of met Monica Scheffer op 06 129 79 183 (HR-adviseur).

Het verstrekken van een Verklaring Omtrent Gedrag maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. De kosten worden door ons vergoed.

Acquisitie door derden (werving- en selectiebureaus, etc.) naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

WoonInvest is een middelgrote woningcorporatie met ongeveer 8.435 woningen. Onze kerngebieden zijn Leidschendam-Voorburg en Den Haag Leidschenveen. Je werkt bij ons (evt. hybride) vanuit ons kantoor in Voorburg, op steenworp afstand van Westfield Mall of the Netherlands.

Wij bieden je een informele werkomgeving bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Eigenaarschap en initiatief moedigen we sterk aan waarbij je kunt terugvallen op betrokken collega’s en partners die graag met je samenwerken om de doelstellingen van WoonInvest te behalen.

Onze ambitie? Door intensiever samen te werken en beter te luisteren willen we elkaar versterken en verder komen, kortom: Samen Wonen!