Zorg jij voor overzicht, structuur en goede samenwerking binnen een afdeling die werkt aan de toekomst van wonen in Utrecht?

Utrecht heeft jou nodig. De stad groeit snel en staat voor grote uitdagingen op het gebied van wonen. In deze functie help je een afdeling die zich dagelijks inzet voor voldoende en passende woningen voor inwoners van Utrecht. Je zorgt dat processen goed verlopen, collega’s hun werk kunnen doen en belangrijke besluiten goed worden voorbereid. Daarbij krijg je veel ruimte om mee te denken over verbeteringen in de organisatie. Zo draag je bij aan een stad waar mensen prettig kunnen wonen en leven.

Dit is je werk

Utrecht groeit naar meer dan 400.000 inwoners. Daarom wordt er volop gebouwd aan nieuwe woningen en werken we aan het behoud en beheer van bestaande woningen. Tegelijk spelen er vraagstukken rondom bereikbaarheid, voorzieningen, energie, groen en leefbaarheid. De afdeling Wonen werkt dagelijks aan deze opgaven.

Als Secretaris Wonen zorg jij dat de afdeling organisatorisch goed draait. Je bent de vaste sparringpartner van het afdelingshoofd en ondersteunt het managementteam bij financiële, organisatorische en HR-gerelateerde processen. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en helpt bij het verbeteren van werkprocessen.

Je werkt actief mee aan de planning- en controlcyclus en zorgt dat de juiste informatie beschikbaar is voor besluitvorming. Ook denk je mee over onderwerpen als ziekteverzuim, capaciteitsplanning, strategische personeelsplanning en sturingsinformatie. Daarbij kijk je kritisch naar processen en draag je verbeteringen aan.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• voorbereiden en bewaken van de planning- en controlcyclus;
• organiseren en bijhouden van afdelingsrapportages;
• voorbereiden, organiseren en uitwerken van managementteamoverleggen;
• ondersteunen bij financieel beheer samen met de financieel adviseur;
• coördineren van HR-processen binnen de afdeling;
• signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbeteringen;
• ondersteunen bij capaciteitsplanning en prioritering van werkzaamheden;
• bijdragen aan de verdere ontwikkeling van werkprocessen en organisatievraagstukken.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Wonen binnen het organisatieonderdeel Ruimte.

De afdeling bestaat uit ongeveer 25 collega's, verdeeld over de teams Netwerk & Strategie, Bestaande Woningvoorraad, Beleid & Realisatie en Bedrijfsvoering. Samen werken jullie aan woonbeleid, woningbouwproductie, woonruimteverdeling en het beheer van de bestaande woningvoorraad. Ook onderhoudt de afdeling contacten met belangrijke partners zoals woningcorporaties, ontwikkelaars, provincie en Rijk.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, de teammanagers en collega's uit de verschillende teams. Veel collega's werken regelmatig samen op het Stadskantoor, midden in Utrecht. Daarnaast is er ruimte om hybride te werken.

Wat collega's kenmerkt, is hun betrokkenheid bij de stad en hun vak. Er wordt intensief samengewerkt, kennis gedeeld en meegedacht over oplossingen voor de woonopgaven van Utrecht.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij:

Organisatievermogen
Je houdt overzicht over verschillende processen en zorgt dat werkzaamheden tijdig worden opgepakt en afgerond.

Samenwerken
Je werkt gemakkelijk samen met collega's uit verschillende teams en ondersteunt hen waar nodig.

Bestuurlijke sensitiviteit 
Je begrijpt hoe besluitvorming werkt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en houdt rekening met verschillende belangen.

Initiatief
Je signaleert kansen voor verbetering en neemt zelf actie om processen te organiseren of te verbeteren.

Analytisch vermogen
Je kunt informatie beoordelen, verbanden leggen en verbeterpunten herkennen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring met bedrijfsvoering, financiële processen, HR-processen of organisatieontwikkeling;
• ervaring binnen een overheidsorganisatie of een vergelijkbare politiek-bestuurlijke omgeving is een pre;
• basiskennis van financiële processen en interesse in het thema wonen.

Voel je vrij om te reageren, ook als je niet op alle punten precies aansluit, maar wel enthousiast wordt van deze rol.

Goed om te weten: Voor deze vacature hoef je alleen te solliciteren met je cv en het beantwoorden van een aantal functiegerichte vragen. Het is dus niet nodig om een motivatiebrief te schrijven.

Wanneer je op Solliciteer direct klikt, kom je automatisch bij de velden terecht waarin je de vragen kunt beantwoorden.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

Jouw bijdrage als Secretaris Wonen doet er dus toe.

Tegelijk hoort daar een passend aanbod bij:

• Een parttime werkweek van 28 tot 30 uur met een bruto maandsalaris tussen € 3.824 en € 5.624 op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling (link invoegen naar ontwikkelpagina) en meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het Stadskantoor.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina. 

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Secretaris Wonen aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht?

Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 21 september. 

Eerste gespreksronde vindt plaats op 23 of 24 september.

Goed om te weten: Voor deze vacature hoef je alleen te solliciteren met je cv en het beantwoorden van een aantal functiegerichte vragen. Het is dus niet nodig om een motivatiebrief te schrijven.

Wanneer je op Solliciteer direct klikt, kom je automatisch bij de velden terecht waarin je de vragen kunt beantwoorden.

Je hoort uiterlijk één werkdag voor de datum van het eerste gesprek of je bent uitgenodigd.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Jeroen Heuvelink, afdelingshoofd Wonen, via 06-15213691.

Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Sevi Yilmaz, Recruiter, via tel. 06-41796018. Als recruiter ontvang ik veel telefoontjes. Stuur daarom bij voorkeur een WhatsApp-bericht met je vraag of verzoek voor een belafspraak. Ik neem dan zo snel mogelijk contact met je op.

Kom je op gesprek, dan maken we gebruik van een lijst met vaste vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijk vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.