Voor Gemeente Soest zoeken wij een Bestuursondersteuner. Je werkt als bestuursondersteuner binnen het bestuurssecretariaat en ondersteunt primair twee wethouders; daarnaast lever je secretariële en administratieve ondersteuning aan het college van B&W en de gemeentesecretaris.
Je werkt nauw samen met bestuurders, directie, management en andere organisatieonderdelen en vervult een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Jouw verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteiten stellen op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken.
• Ondersteunen van wethouders bij dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan.
De organisatie werkt voor een diverse samenleving en hecht waarde aan vertrouwen, samen en leren; zij bestaat uit ongeveer 300 professionals en streeft naar een professionele en betrouwbare ondersteuning van het bestuur.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Integriteit
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Proactiviteit
• Stressbestendigheid
• Accuratesse

Jouw profiel

• Je bent doortastend en assertief, met een gezonde dosis humor.
• Je behoudt overzicht als omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven en handelt adequaat.
• Je werkt integer en vertrouwelijk en hebt een professionele houding.
• Je bent proactief, planmatig en communicatief vaardig, met oog voor bestuurlijke samenhang.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.
• Je hebt aantoonbare ervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij je omging met tegengestelde belangen, spoedverzoeken en veranderende prioriteiten
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, college- of commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen
• Bij voorkeur heb je aantoonbare ervaring met iBabs, Office 365 en SharePoint

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO