Executive Assistant (Pro Assistance BV)

Meer informatie over een vacature voor een Executive Assistant bij Pro Assistance BV in Naarden

informatie alleen over naarden

Informatie over deze vacature:

Ben jij die ondernemende Executive Assistant die meedenkt, meewerkt, structureert en verantwoordelijkheid durft te nemen? Die ervoor zorgt dat alles binnen de organisatie op rolletjes loopt en dat iedereen in de organisatie dankzij jou zijn of haar werk optimaal kan doen?


Functie en organisatie

De executive assistant ondersteunt samen met de andere assistant en de manager secretarial services de partners van de organisatie.

Een belangrijk deel van de werkzaamheden omvat het plannen van meetings met de portfolio bedrijven of prospects. Ook ben je tevens de informatiebron, in die zin dat je verantwoordelijk bent voor de beschikbaarheid van relevante en up-to-date informatie in het CRM systeem. Je fungeert als vraagbaak en aanspreekpunt.

Tevens draag je zorg voor de huisstijl door bewaking van zowel lay-out als spelling en stijl. Ook zie je toe op de representativiteit van het kantoor. Je verzorgt daarnaast de rol van informatiesluis tussen de partners en andere collega’s. Je bewaakt deadlines en draagt zorg voor een goede voortgang van lopende zaken.

Wat doe je zoal?

·       Agendabeheer (efficiënt plannen van afspraken, vaak in samenspraak met de assistants van de portfolio bedrijven) en het bewaken van deze afspraken, zelfstandig (schriftelijk) bevestigen van afspraken

·       Video meetings aanmaken in de verschillende systemen

·       Correspondentie

·       Telefoonbehandeling en postbehandeling

·       Up-to-date houden van dossiers en database

·       Zorgdragen voor het goed toegankelijk houden van het archief

·       Organiseren van interne en externe vergaderingen en bewaken van de follow-up, Ontvangen van bezoekers

·       Verzorgen van catering-, vergadering-, hotel- en reisreserveringen

Deze vermogensbeheerder investeert wereldwijd in biotechnologiebedrijven ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe geneesmiddelen met name gericht op ziektes waar tot nu toe nog geen of een suboptimale behandeling voor bestaat. Het gaat hierbij om investeringen in de diverse “beginfasen” van ontwikkeling (academische start-ups, early stage en later stage).

Vanuit de kantoren in Nederland, Duitsland en Amerika wordt met ongeveer 40 mensen gewerkt aan de groei en verdere ontwikkeling van de organisatie.   


Wat vraagt onze opdrachtgever?               

Je hebt: 

·       Afgeronde relevante HBO opleiding

·       Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een internationale werkomgeving

·       Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

·       Uitstekende beheersing van MS Office, kennis van Dynamics is een pre

·       Hospitality mindset

·       Goede sociale en communicatieve vaardigheden

·       Oog voor detail

·       Positieve werkhouding

·       Goed gevoel voor humor

Je bent:

·       Ondernemend en energiek

·       Heel goed met CRM systemen en online video meeting tools

·       Organisatietalent

·       Stressbestendig en flexibel

·       In staat de juiste prioriteiten te stellen

·       Discreet en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie

·       Zelfstandig

·       Proactief en initiatiefrijk

·       Gewend om mee en vooruit te denken, creatief in het vinden van oplossingen

·       Een echte teamspeler, collegiaal

·       Goed in het inschatten van de zakelijke en menselijke aspecten van een organisatie

·       In staat de juiste balans te vinden tussen zelfstandig optreden en overleg


Wat biedt onze opdrachtgever?

·       Salaris afhankelijk van jouw leeftijd en ervaring

·       8% vakantiegeld

·       30 vakantiedagen (bij fulltime functie)

·       Variabele bonus

·       Uitstekende lunch tegen een geringe vergoeding

·       Telefoon en laptop

·       Premievrij pensioen

·       Reiskostenvergoeding

·       Parkeergelegenheid

·       Een gym onder begeleiding van een personal trainer

·       Jaarlijkse ski trip, interne events

·       Een jaarcontract voor 32 - 40 uur per week met de intentie bij goed presteren het contract om te zetten naar een vaste aanstelling


Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Meer informatie:

Lees verder:Deze vacature is niet meer actief, maar stond achter deze link

Laatste tien vacatures in Naarden:

ToegevoegdFunctie/BedrijfVestigingsplaats
30-04-2022Reisspecialist bijzondere bestemmingen
Work-on
Naarden
29-04-2022Leerling hovenier – Naarden - Fulltime - Bouw
Personeels-Team.nl
Naarden
29-04-2022Leerling hovenier – Naarden - Fulltime - Bouw
Personeels-Team.nl
Naarden
29-04-2022Commercieel adviseur reizen
Work-on
Naarden
29-04-2022Online campagne marketeer
Work-on
Naarden
29-04-2022Campagne marketeer
Work-on
Naarden
29-04-2022Campagne & event marketeer
Work-on
Naarden
29-04-2022Content marketeer
Work-on
Naarden
29-04-2022Content marketeer bij een reisorganisatie
Work-on
Naarden
27-04-2022Allround timmerman
Jigler
Naarden