Functieomschrijving

In deze rol ben je de spil van onze kliniek en vervul je een sterke regiefunctie. Je bent het eerste contactpunt en zorgt ervoor dat elke patiënt zich welkom voelt en de juiste zorg en informatie krijgt. Je schakelt continu tussen verschillende taken, van het ontvangen van patiënten tot het managen van een hoge telefoonstroom. Je bent een logistieke puzzelaar die rust en overzicht bewaart, zelfs als er onverwacht een heel spreekuur verplaatst moet worden.

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

Het fungeren als eerste visitekaartje van de kliniek, zowel aan de receptie als aan de telefoon.

Het verwerken van een hoog volume aan telefoontjes en het maken van de juiste inschatting (triage) of een vraag zelf beantwoord kan worden of doorgezet moet worden naar een specialist.

Het ontvangen van patiënten die voor een afspraak of operatie komen.

Het coördineren van afspraken en afstemmen met andere afdelingen, zoals radiologie.

Snel schakelen tussen diverse taken, zoals het verwerken van verwijzingen, spoedtelefoontjes en vragen aan de balie.

Het beantwoorden van veelvoorkomende vragen van patiënten na een behandeling.

Een gemiddelde werkdag start tussen 07.00 en 08.30 uur, waarbij je elke dienst op een andere werkplek begint: de balie Oost, de balie Zuid of het afsprakenbureau. Je werkt samen met een team van 6 tot 7 collega’s per dienst en na de lunch wissel je van werkplek. Hierdoor leer je alle facetten van het frontoffice goed kennen en blijf je scherp en betrokken. Je dag sluit je samen af rond 17.00 uur, waarbij je samen met collega’s terugkijkt op de dag.

Ben jij communicatief sterk, klantgericht en werk je graag in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Wil je een belangrijke rol spelen in het ontzorgen van patiënten en het ondersteunen van medisch specialisten? Dan is deze rol bij Viasana de juiste rol voor jou.

Functie-eisen

Als Frontoffice Coördinator ben je representatief, proactief en kun je uitstekend omgaan met piekdrukte. Je bent vriendelijk en professioneel, ook als patiënten assertief zijn. Je bent een echte teamspeler die flexibel is en graag meedenkt over hoe processen verbeterd kunnen worden. Je neemt eigenaarschap en laat je niet meeslepen door de hectiek van de dag.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

Je bent communicatief sterk en kunt een boodschap helder en vriendelijk overbrengen.

Afgeronde MBO-opleiding

Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

In staat om patiënten ook in het Engels te woord te staan

Communicatief sterk en klantgericht

Initiatiefrijk en oplossingsgericht

Teamspeler die ook zelfstandig kan werken

Praktisch ingesteld en stressbestendig

Flexibel inzetbaar tussen 07.00 en 17.00 uur

Een medische achtergrond (bijvoorbeeld als doktersassistent of verpleegkundige) of affiniteit met medische terminologie is een pre, maar geen vereiste.