Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Adviseur Projectbeheersing. Je voert het beheer van archivering en documentatie uit binnen de richtlijnen van het project. Je zorgt dat projectmedewerkers documenten correct registreren, metadateren, ordenen en classificeren, en je coacht hen in hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zodat de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken

• Beheren van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers.
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
• Zorgen voor en actueel houden van het ordeningsplan.
• Waarderen van dossiers en autoriseren van medewerkers.
• Geven van trainingen en instructies aan (project)medewerkers over documentbeheer en archivering.
• Zorgen voor de benodigde middelen voor effectief documentbeheer.
• Coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken ten aanzien van documentbeheer zelfstandig en adequaat uitvoeren.

Taken digitaal projectarchief

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte document management systeem.
• Opzetten van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken met het documentbeheer.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van documenten zoals kaderinstrumenten, werkafspraken en high value-lijsten.
• Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers binnen het DMS.
• Zorgen dat inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders worden verwerkt en tijdig beschikbaar zijn voor de juiste personen.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseren van functionele wensen voor verbeteringen van applicaties.
• Zorgen voor archiefoverdrachten inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten richting DIM.

Resultaat

• Een ingericht en werkend projectarchief dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen van de opdrachtgever (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Beschikbare en actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Leiding en toezicht
Je hebt leiding en toezicht op werkzaamheden rondom het projectarchief en geeft sturing aan medewerkers waar nodig.
Belangrijkste competenties

• Analytisch vermogen: je kunt verbanden leggen en problemen doorgronden.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit: je zoekt werkbare oplossingen en handelt praktisch.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen en hebt didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden.
• Luistervaardigheid: je achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn: je weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Proactieve instelling en vaardigheden in plannen en organiseren; je deelt je eigen werk zelfstandig in en haalt deadlines zonder stress.
• Bereidheid tot zelfontwikkeling en het toepassen van geleerde inzichten in je werk.
• Zelfstandigheid: je neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer nodig.

Jouw profiel

Eisen

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en met digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Ervaring en kennis van onderhoudsprojecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-omgeving.

Functie-eisen

• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over minimaal HBO denk- en werkniveau en hebt een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en in het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en kunt werken met DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Functie-wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie

Extra Informatie

• Aantal uur 16
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-07-2026
• Opleidingsniveau HBO, MBO