Secretaris Examencommissie

Dienstverband:
32 - 40 uur.Type functie:
Ondersteunend / stafLocatie:
HilversumOpleidingsniveau:
Bachelor

Ben je op zoek naar een uitdagende baan bij één van de beste hogescholen van Nederland?

Solliciteer dan op de functie van secretaris examencommissie en hopelijk verwelkomen wij jou snel bij ons op het hoofdkantoor Hilversum.

De functie

Het team van de afdeling Onderwijs en Kwaliteit bestaat uit 15 collega’s en vormt het onderwijskundig hart van Tio. De afdeling is verantwoordelijk voor onderwijsinnovatie, examinering & diplomering, curriculumontwikkeling, onderwijsevents, internationalisering en de kwaliteit van het onderwijs.

Als secretaris examencommissie zorg je ervoor dat de examencommissies (hbo en mbo) goed functioneren. Als eerste aanspreekpunt is jouw doel is het borgen van de kwaliteit van tentaminering, examinering en diplomering. Dit doe je door de opvolging van alle gemaakte afspraken te bewaken en de dagelijks binnenkomende verzoeken aan de examencommissie af te handelen. Je bewaakt de procedures, wet- en regelgeving en interne kaders en zorgt dat deze juist toegepast worden. Daarnaast borg je de onafhankelijkheid en voorkom je belangenverstrengeling. Concreet zijn jouw belangrijkste taken:

Het voorbereiden van de vergaderingen. Denk bijvoorbeeld aan de agenda opstellen en aan stukken verzamelen en verspreiden;

Het notuleren van de vergaderingen en het opstellen van een actie- en besluitenlijst;

Het bewaken van de voortgang van de dossiers. Denk hierbij aan vrijstellingen, klachten of bijvoorbeeld fraude;

Het toe zien op correcte toepassing van procedures en regelgeving;

Het zelfstandig afhandelen van de standaardverzoeken aan de examencommissie;

Het verzorgen van de correspondentie namens de examencommissie;

Je bent de schakel tussen de examencommissie, examenbureau en de opleiding;

Het vastleggen, archiveren en beheren van documenten en besluitvorming;

Signaleren van knelpunten in het examineringsproces en opstellen van verbeterplannen. 

Als onderdeel van de afdeling Onderwijs & Kwaliteit ondersteun je je collega’s ook in de organisatie van ontwikkeling en afname van tentamens en examens. Je schakelt veel met collega’s van het examenbureau, met de ((vice)voorzitter van de) examencommissie, studiecoaches en (assistent-)vestigingsmanagers. Dit maakt deze functie dynamisch en uitdagend. 

Wat vragen wij van jou?

Voor deze functie zoeken we een proactieve en nauwkeurige professional die graag verantwoordelijkheid neemt en zich thuis voelt in een dynamische onderwijsomgeving. Je bent organisatorisch sterk, weet overzicht te houden over meerdere dossiers tegelijk en werkt zorgvuldig, ook wanneer de belangen groot zijn. Dankzij jouw communicatieve vaardigheden schakel je gemakkelijk tussen studenten, collega's en leden van de examencommissie. Je handelt integer, gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en weet wet- en regelgeving op een praktische manier toe te passen. Daarnaast ben je organisatiesensitief, durf je zelfstandig beslissingen te nemen binnen de geldende kaders en schroom je niet om anderen aan procedures en afspraken te houden. Je signaleert knelpunten, denkt in oplossingen en draagt actief bij aan de verdere professionalisering van processen en procedures rondom examinering en diplomering. Ook beschik je in ieder geval over:

Hbo werk- en denkniveau;

Aantoonbare ervaring met de ondersteuning van een examencommissie binnen het mbo en/of hbo;

Affiniteit met onderwijs wet- en regelgeving;

Affiniteit met (complexe) administratieve en coördinerende taken;

Ervaring met het behandelen van verzoeken rond vrijstellingen, fraudezaken, klachten, beroep- en bezwaarprocedures;

Goede schriftelijke communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engelstalig);

Een flexibele houding;

Je vindt het prettig om in een veranderlijke omgeving te werken. 
 

Wat biedt Tio?

Je komt te werken op ons hoofdkantoor, op tien minuten loopafstand van station Hilversum Sportpark in een enthousiast team van gemotiveerde en betrokken collega’s. De korte lijnen maken onze organisatie daadkrachtig en onze communicatie effectief. Verder mag je rekenen op:

Een uitdagende functie met ruimte voor ontwikkeling en eigen bijdrage;

Een functie voor 32 tot 40 uur per week;

Een bruto maandsalaris tussen de € 3.040,00 en € 4.340,00 op basis van een fulltime werkweek, afhankelijk van je werkervaring en diploma;

23 vakantiedagen (. een fulltime werkweek) en de mogelijkheid om extra vakantiedagen bij te kopen;

Reiskostenvergoeding tot 50 km enkele reis;

Een innovatieve, ambitieuze en ondernemende werkomgeving;

Regelmatig leuke borrels en team-uitjes;

Toegang tot OpenUp, een platform voor mentaal welzijn;

Een pensioenregeling;

Aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling, zo kun je gebruik maken van ons zeer ruime aanbod aan opleidingen en trainingen;

Ook heb je onbeperkt toegang tot de Online Academy, een online leeromgeving waar je trainingen en webinars kunt volgen;

Hybride werken is mogelijk.