Recordmanager

Provincie

Gelderland

Branche

Lokale overheid

Opleidingsniveau

HBO

Dienstverband

Detachering

Plaats

Eperweg 5, Heerde

Gepubliceerd op

24-09-2025

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Heerde is FlexIntens op zoek naar een Recordmanager voor 32 tot 36 uur per week.

Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen!

We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

We zijn omgevingsbewust en ondernemend
‘Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!’ is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld.

Dit betekent dat we als organisatie...
In staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt.

In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde
De meeste collega’s werken in een ‘’hybride’ vorm thuis en op het gemeentekantoor.

De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

Opdracht
Als recordmanager zorg je ervoor dat ons digitale archief, het Zaaksysteem, overzichtelijk en toegankelijk is. Je voert hierbij kwaliteitcontroles uit op de registraties en houdt toezicht op het bewaren en vernietigen van digitale informatie. Daarnaast krijg je veel ruimte om mee te denken over het verbeteren van processen en werkwijzen, zoals Zaakgericht Werken.

Wat houdt de functie in?

Je beheert informatie in digitale systemen, zodat deze toegankelijk blijft en gebruikt kan worden zolang dat nodig is.

Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties.

Je speelt een belangrijke rol in het uitdragen van het belang van gestructureerd werken, om zo onze dienstverlening te optimaliseren.

Je ondersteunt organisatie breed het zaakgericht werken.

Je speelt een actieve rol in de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement binnen de organisatie. Dit doe je onder meer door afdelingen en collega's te adviseren en bij te dragen aan ons kwaliteitssysteem.

Je ondersteunt en adviseert bij het vernietigen van data uit de diverse applicaties.

Je ondersteunt en adviseert bij de lopende projecten: implementatie van Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en Wet Open Overheid (Woo).

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagent/archiefvorming in de afgelopen 5 jaar

Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar

In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau richting informatiedienstverlening

Aantoonbare werkervaring met het zaaksysteem Djuma

Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in recordmanagement/archiefvorming in de afgelopen 8 jaar

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstantie in de afgelopen 5 jaar

Aantoonbare werkervaring met WOO en Wmebv

Competenties

Je bent een waardevolle teamspeler die de kracht van samenwerking begrijpt

Je bent klantgericht en communicatief vaardig

Je bent zorgvuldig en stressbestendig

Je kunt verbanden leggen, procesgericht werken, adviezen geven en bent zeer vaardig in het gebruik van digitale systemen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 02-10-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.

Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.

Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.

Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.