Secretaresse

24 uur | Haarlem

Voor onze locatie in Haarlem zijn wij (tijdelijk) op zoek naar een Secretaresse.

Wat ga jij doen?

In deze functie ben je verantwoordelijk voor een optimale secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van een drietal collega’s: Directeur Bedrijfsvoering en twee Accountmanagers. Je weet de complexe agenda’s van hen goed te beheren en kunt afspraken en bijeenkomsten op dusdanige wijze inplannen dat zij op het juiste moment met de juiste prioriteiten aan de slag kunnen gaan.

Van de 24 uur per week werk je gemiddeld 16 uur voor de Directeur Bedrijfsvoering en 8 uur voor de twee Accountmanagers.

Jouw werkzaamheden bestaan verder uit:

• Op dagelijkse basis beantwoorden van eerstelijns vragen, e-mails en correspondentie;
• Organiseren en voorbereiden van agenda’s van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren, opstellen van verslagen en besluitenlijsten;
• Je bent continu op de hoogte van alles wat zich binnen de organisatie afspeelt en bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken vanuit de vergaderingen;
• Je maakt planningen voor de accountmanagers en zorgt ervoor dat de planningen up-to-date zijn.

Wie zijn wij?

RIBW K/AM ondersteunt mensen met een psychische kwetsbaarheid in het ontwikkelen en versterken van hun veerkracht, om actief en betekenisvol deel uit te maken van de maatschappij. Wij hebben een breed aanbod op het gebied van ambulante begeleiding, activering/dagbesteding, beschermd wonen en maatschappelijke opvang.

Vanuit ons hoofdkantoor in Haarlem, tegenover Haarlem CS, ondersteunen wij onze collega’s die onze cliënten dagelijks begeleiden. In verband met groei op een aantal afdelingen is er behoefte aan extra secretariële ondersteuning. Om die reden zoeken wij tijdelijke ondersteuning door een Secretaresse, voor de duur van 9 tot 12 maanden.

Wie ben jij?

• Je kunt goed plannen & organiseren en hebt een sterk probleemoplossend vermogen;
• Je hebt relevante werkervaring op het gebied van administratieve en secretariële taken en hebt ruime kennis van Office 2016 (Word, Excel, Outlook, Teams);
• Je weet hoe je prioriteiten moet stellen, bent organisatiesensitief en weet om te gaan met de belangen van externe partijen;
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als op schrift;
• Je kunt snel schakelen, bent flexibel en hebt een proactieve en dienstverlenende houding;
• Je hebt oog voor de behoeften van de bijzondere cliëntengroep van RIBW K/AM;
• Je hebt minimaal MBO4 werk- en denkniveau.

Wij bieden jou:

Het betreft hier een veelzijdige functie met veel zelfstandigheid en volop ruimte voor het nemen van initiatieven. Je komt te werken in een organisatie die volop in transitie is en daardoor onderhevig is aan veranderingen.

Door de transitieperiode bieden wij in de eerste instantie een contract voor 9 tot 12 maanden (afhankelijk van de organisatieontwikkelingen). Je wordt betaald volgens de CAO GGZ, FWG 35 (min. € 1.893,-- en max. € 2.815,-- bruto per maand, bij 36 uur per week); je inschaling is afhankelijk van je ervaring. We hebben een ruime verlofregeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een 13de maand, de mogelijkheid tot inkopen van extra dagen en een fietsenplan. Uiteraard neem je deel in onze pensioenregeling en is er een reiskostenregeling.

Interesse en solliciteren

Is werken bij RIBW K/AM een mooie stap in jouw loopbaan en wil je graag aan de slag bij een organisatie waar het leven en welbevinden van de cliënt écht centraal staan? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

Heb je behoefte aan meer informatie of heb je vragen? Neem dan contact op met P&O Adviseur Sterrin Beekman via [email protected]. Je kan reageren via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Trefwoorden: secretaresse, administratieve ondersteuning, secretarieel, Office 2016, Mbo4, vacature Haarlem, administratief, parttime