Introductie

Ben jij administratief sterk, digitaal handig en krijg je energie van regelen en organiseren? Dan is dit misschien jouw volgende stap!

Voor een toonaangevend farmaceutisch bedrijf in Haarlem zoeken we een Office Assistant die graag zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je komt terecht in een professioneel en gezellig team waar samenwerking, innovatie en ontwikkeling centraal staan.

Wie zoeken we?

Jij bent een georganiseerde en proactieve aanpakker die graag de zaken op orde heeft. Je vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken en bent niet bang om initiatief te nemen. Heb je affiniteit met de nieuwe technologie, automatisering en AI? Ben je integer, nauwkeurig, zelfstandig en oplossingsgericht en voldoe je aan onderstaand? Lijkt het jou leuk om jouw organisatorische en digitale talent in te zetten binnen een innovatieve farmaceutische omgeving? Dan maken we graag kennis met je!

• Minimaal een MBO+ diploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Enkele jaren relevante werkervaring.
• Ervaring met financiële administratie en bij voorkeur SAP/Ariba.
• Goede kennis van MS Office, Teams en digitale samenwerkingstools.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Beschikbaarheid van 0,6 of 0,8 FTE.

Wat bieden wij je?

Je komt terecht in een internationale organisatie waar volop ruimte is om jezelf te ontwikkelen. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een concurrerend salaris.
• 35,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
• 8% vakantiegeld + 3% eindejaarsuitkering.
• Deelname aan het Annual Incentive Plan.
• Een uitstekend pensioen.
• Hybride werken.
• Reiskostenvergoeding.
• Ruimte voor opleidingen, trainingen en doorgroeimogelijkheden.
• Sportfaciliteiten en een gameroom op de campus in Haarlem.
• Een professioneel en betrokken team met collega's die samen werken aan innovatie en kwaliteit.

Functieomschrijving

Als Office Assistant ben jij de organisatorische spil binnen verschillende teams, waaronder Oncologie, Market Access, Policy en Communicatie. Jij houdt het overzicht, regelt zaken en zorgt ervoor dat collega's zich kunnen focussen op hun werk.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Administratieve en secretariële ondersteuning.
• Opstellen en beheren van contracten, bijvoorbeeld voor grants, sponsorships en consultancy.
• Verwerken van offertes, inkooporders en facturen.
• Organiseren van afspraken, locaties en evenementen.
• Beheren en prioriteren van e-mails, telefoontjes en verzoeken.
• Ondersteunen bij compliance en het bewaken van processen.
• Meedenken over slimmer en efficiënter werken.
• Werken met en verbeteren van digitale tools, automatisering en AI.

Geen dag is hetzelfde: je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen.