Managementondersteuner DUS-I

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Functieomschrijving

Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Binnen de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) voeren wij tientallen subsidieregelingen uit voor de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Onze klanten zijn de aanvragers van subsidies binnen het sociale domein. Denk aan scholen, universiteiten, ziekenhuizen, tandartspraktijken, sportverenigingen en jeugdzorginstellingen. Zie onze website voor meer uitleg over de DUS-I regelingen.

Wat ga je doen?

In de functie van managementondersteuner maak je onderdeel uit van het secretariaat dat bestaat uit 5 managementondersteuners en een coördinator. Als team dragen jullie zorg voor de secretariële ondersteuning van de managers. Ook de medewerkers van DUS-I kunnen voor algemene ondersteuning bij het secretariaat terecht. Die afwisseling in je takenpakket maakt de functie van managementassistente bij DUS-I zo boeiend.

Het ene moment houd je je bezig met het inplannen van een overleg, inclusief alle bijbehorende faciliteiten, om het volgende moment het verzoek te krijgen om de mailing van subsidiebrieven tekstueel goed na te lopen en in bulk te verzenden. Ons subsidieproces is complex, daarom is jouw scherpe blik van groot belang. Ook wordt jouw inbreng in het optimaliseren van onze werkprocessen erg op prijs gesteld. Dit doe je o.a. door het leveren van input voor het handboek voor ondersteuning. Jouw kwaliteiten als managementondersteuner kun je bij ons breed inzetten en zo ook verder ontwikkelen.

In de functie van managementondersteuner bij DUS-I voer je verder o.a. de volgende werkzaamheden uit:

•  complex agendabeheer, rekening houdend met de gestelde prioriteiten en mede zorgdragen voor het up-to-date houden van de e-mailbox van afdelingshoofden en leden van het Centraal Management Team;
• verzamelen en ordenen van vergaderstukken en waar nodig zorgdragen voor (digitale) verzending;
• bewaken van de voortgang van een vlotte afhandeling van stukken, signaleren van overschrijding van ter¬mijnen en rappelleren bij betrokkene(n);
• organiseren van omvangrijke bijeenkomsten inclusief bijbehorende faciliteiten;
• verrichten van diverse, algemene (administratieve) ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het subsidieproces, zoals het versturen van mailings en printwerk (vaststellingen etc);
• verzorgen van correspondentie en in -en externe communicatie;
• optreden als vraagbaak bij eerstelijns ICT problematiek;
• autoriseren van aanvragen in elektronische systemen.

Functie-eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding in een secretariële richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur opgedaan binnen de (rijks)overheid.
• De Nederlandse taal beheers je uitstekend en je communiceert dan ook vlekkeloos in woord en geschrift.
• Je neemt een grote mate van digitale vaardigheid mee, d.w.z. een uitstekende beheersing van Microsoft Office-applicaties en je bent in staat om nieuwe applicaties heel snel onder de knie te krijgen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: schaal 8

Maandsalaris: Min €2.675 – Max. €3.617 (bruto)

Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Contractduur: 1 jaar

Minimaal aantal uren per week: 32

Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Je kunt jouw sollicitatie richten aan: Sjollie van Laar-Broekema, Divisiemanager Bedrijfsvoering
• Indien je bent aangewezen als een verplichte VWNW-kandidaat, dan verzoeken wij je, een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan vragen wij na het eerste interview referenties op bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.

Solliciteren?

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.