Ben jij een rustmaker in drukke agenda’s? Ben jij een uitstekende planner en organisator, die ook aan de laatste details denkt? Punctueel, discreet en dienstverlenend ingesteld? Dan hebben we een leuke functie als Management Assistent voor jou!

Als Management Assistent bij PQR beheer je de agenda en e-mailbox van de Managing Director (MD) van PQR en van de Vice President (VP) van ons moederbedrijf Bechtle. Daarnaast zorg je ervoor dat ook de uitvoering van de agenda op rolletjes loopt. Zo plan je niet alleen de afspraken over verschillende locaties, je zorgt er ook voor dat gesprekpartners geïnformeerd en beschikbaar zijn, gespreksruimtes en vervoer geregeld is en waar nodig boek je een vlucht en/of een overnachting. Je plant de agenda efficiënt en je weet precies welke zaken je daaromheen moet organiseren om de dag soepel te laten verlopen. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, notuleer je overleggen, beheer je actielijsten en zorg je voor de ondertekening van documenten.

Bij verstoringen of incidenten, bijvoorbeeld een vlucht die geannuleerd wordt, schakel je snel richting een oplossing en probeer je de invloed hiervan op het verdere verloop van de dag zoveel mogelijk te beperken. Jij weet precies waar de directieleden zich bevinden, en wanneer je beschikbaar moet zijn voor (eventuele) assistentie. Door duidelijke communicatie, mee te denken, vooruit te kijken en punctualiteit breng je rust in drukke agenda’s.

Als Management Assistent maak je onderdeel uit van het HR & Facility team en je rapporteert aan de HR Directeur. Het team bestaat uit collega’s voor Facilitair, Receptie, Recruitment en HR-advies.

Dit ga je doen

• Je bent verantwoordelijk voor de mailboxen en het agendabeheer voor twee directieleden;
• Je zorgt voor een efficiënte dagenplanning en een goede voorbereiding van de afspraken;
• Naast de organisatorische zaken zoals het verzorgen van de dagenplanning neem je ook de regie op de coördinatie van facilitaire- en administratieve zaken;
• Je boekt reizen, waaronder vluchten en hotels, en eventueel vervoer ter plaatse;
• Je verzorgt inschrijvingen voor evenementen;
• Het verzamelen van agendapunten en voorbereiden van vergaderingen behoort ook tot je takenpakket, net als het uitwerken van de actie- en besluitenlijst en de coördinatie van te accorderen van documenten;
• Tot slot ben je ook back-up voor het secretariaat van PQR.

• Je kan bovengemiddeld goed overweg met Outlook en de andere Office 365 producten;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast beheers je de Engelse en Duitse taal.
• Je bent dienstverlenend ingesteld, denkt mee en legt makkelijk verbanden waardoor je aan een half woord genoeg hebt;
• Als gate-keeper weet je prioriteiten in te schatten en zegt met gevoel voor belangen “nee” waar nodig;
• Je bent flexibel: bij incidenten ben je bereid ook buiten je standaard werktijden aan een oplossing te werken;
• Je bent organisatiesensitief. Je hebt gevoel voor (informele) verhoudingen en belangen;
• Je bent voor 32-40u/w beschikbaar;
• Je bent discreet, informatie is bij jou in veilige handen.

Dit bieden wij je

Een uitdagende functie bij dé marktleider op het gebied van geavanceerde IT-infrastructuren, werken met professionals op hoog kennisniveau en een grote mate van zelfstandigheid. We zijn trots op onze hoge partner statussen en bieden uitstekende primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden en volop kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen PQR.

Geïnteresseerd?

Reageer direct en we vertellen je alles over hoe uitdagend het is om onderdeel te worden van ons PQR-team, hoe we samenwerken aan de meest slimme IT-oplossingen voor de mooiste klanten en wat PQR voor jou kan betekenen.