Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg. Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden. Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan.Je komt te werken in een team met collega-secretaresse waar zelfstandig werken en een collegiale werksfeer centraal staan. Bij afwezigheid van collega's vervang je elkaar waar mogelijk. Je wordt voor de dagelijkse gang van zaken en op inhoudelijk gebied aangestuurd door het afdelingshoofd.