Als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer help je ervoor te zorgen dat gemeentelijke in-formatie betrouwbaar, compleet en goed vindbaar is.

Voor onze afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning

zijn wij op zoek naar een:

• MEDEWERKER KWALITIET EN INFORMATIEBEHEER
• VAST I REGULIER I 1 FTE I SCHAAL 9 I MBO+ of HBO

Onze organisatie
De Gemeente Beek voelt zich als organisatie nauw verbonden met haar omgeving. Samen werken we voor een mooi Beek. Dit doen we door te denken in kansen en mogelijkheden, te zoeken naar verbinding, de kracht van kleinschaligheid slim en bewust te gebruiken, te werken vanuit passie en plezier, en door betrouwbaar, open en transparant te zijn.

De Gemeente Beek heeft een platte organisatie die bestaat uit een directie (de gemeentesecretaris met ondersteuning van de directiesecretaris) en drie afdelingen (Ruimte, Samenleving en Bestuurs- en Managementondersteuning) met elk een eigen afdelingshoofd. Gezamenlijk vormen ze het managementteam.

Wat ga je doen als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer?

Als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer help je ervoor te zorgen dat gemeentelijke informatie betrouwbaar, compleet en goed vindbaar is. Je adviseert collega’s over informatiebeheer en dossiervorming, bewaakt de kwaliteit en helpt mee om onze manier van werken steeds verder te verbeteren.

Je kijkt daarbij verder dan alleen het zaaksysteem. Ook informatie in bijvoorbeeld Microsoft 365 en digitale documenten hoort bij goed informatiebeheer.

Je houdt je onder andere bezig met:

• collega’s adviseren en ondersteunen bij zaakgericht werken, dossiervorming en informatiebeheer;
• de kwaliteit van zaken en dossiers controleren en verbeterpunten signaleren;
• meewerken aan de inrichting en verbetering van zaaktypen, werkprocessen en werkinstructies;
• adviseren over bewaartermijnen en het toepassen van de gemeentelijke Selectielijst en het begeleiden van het vernietigingsproces;
• bijdragen aan duurzame toegankelijkheid en, waar nodig, de overbrenging van informatie;
• meedenken over de verdere ontwikkeling van onze digitale informatievoorziening en informatiebeheer.
• overige voorkomende werkzaamheden, bijvoorbeeld registratie van documenten

De functie is volop in ontwikkeling. Naarmate digitalisering en AI een grotere rol spelen, verandert ook de manier waarop we informatie beheren en controleren. Op termijn kan de functie zich daarnaast ontwikkelen met werkzaamheden op het gebied van functioneel beheer of een keyuserrol.

Meer dan controleren

Kwaliteit controleren is een belangrijk onderdeel van deze functie, maar je bent vooral ook adviseur en verbinder. Je kijkt niet alleen óf iets goed is gedaan, maar vooral ook waarom iets niet goed gaat en hoe we het samen makkelijker en beter kunnen maken.

Een deel van de controles zal in de toekomst waarschijnlijk steeds meer door AI en andere slimme hulpmiddelen worden ondersteund. Daardoor verschuift je rol steeds meer naar het interpreteren van informatie, signaleren van risico’s en verbeteren van processen en dossiervorming.

Je werkt dus niet vanuit een lijst met regels die anderen moeten volgen, maar zoekt samen met collega’s naar oplossingen die zowel kwalitatief goed als praktisch werkbaar zijn.