Deel deze pagina op:

Werken bij Amsterdam UMC

Secretaresse / Bureaumanager secretariaat raad van bestuur

Ben je een kei in je vak die ook collegiaal-hiërarchisch leiding kan geven? Dan zijn we op zoek naar jou!Secretaresse / Bureaumanager secretariaat raad van bestuur

Deel deze pagina op:

Aantal uur: 32 • 36 uur per week

Werklocatie: Beide locaties Amsterdam UMC

Contractvorm: bepaalde tijd met uitzicht op vast

Salaris: € 3.514 - € 4.817

Reageer tot en met: 9 januari 2024

Reageer binnen 20 dag(en) Wat ga je doen?

De samenstelling van de raad van bestuur is in korte tijd veranderd en dat geeft een nieuwe impuls aan het secretariaat. We hebben expres formatieruimte bewaard om met het secretariaat en de deels vernieuwde raad van bestuur een sterk team te vormen, want goede collegiale verhoudingen en het hebben van een ‘klik’ maken het werk leuker en interessanter.

We zijn op zoek naar een nieuwe collega die primair een uitstekende secretaresse is en daarnaast de ambitie heeft om leidinggevende van het secretariaat te worden. Momenteel is de secretaris RvB/RvT tijdelijk de leidinggevende. De voorkeur gaat echter uit naar een iemand die het vak van secretaresse uitstekend beheerst en tevens leidinggevende is.

Je voert alle voorkomende werkzaamheden uit om de raad van bestuur optimaal te laten functioneren. Je werkt primair voor één van de leden van de raad van bestuur en schakelt net zo makkelijk om het werk van je collega over te nemen als dat nodig is. Je voert onder andere het secretariaat van diverse overlegvormen, werk- en projectgroepen binnen de aandachtsgebieden van de raad van bestuur. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en beheert de agenda’s van de leden en secretarissen raad van bestuur. Het zorgen voor een prettige en professionele werkomgeving is eveneens deel van je pakket. Al deze werkzaamheden verricht je in nauwe samenwerking met de collega’s van het secretariaat raad van bestuur en met de stafadviseurs.

Direct, of eventueel op termijn na een inwerkperiode, ga je ook leiding geven aan het secretariaat RvB, aan het secretariaat juridische zaken (JZ) en de administratief medewerker. Als meewerkend voorman/voorvrouw stuur je de collega’s functioneel en hiërarchisch aan. Je zorgt voor verdere harmonisatie na samenvoeging van de systemen als gevolg van juridische fusie, je draagt zorg voor een evenwichtige verdeling van de werkzaamheden, stimuleert persoonlijke groei en ontwikkeling en staat borg voor een hoge kwaliteit en een prettige sfeer waarin iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt.

Vragen over deze functie? Charlotte Veen Recruitment adviseurWat neem je mee?

HBO werk- en denkniveau en aantoonbare secretariële en (ambitie voor) leidinggevende ervaring.

Energie en enthousiasme waarmee jij ad hoc werk het hoofd biedt en met plezier die extra stap zet.

Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en kan waar nodig bijsturen.

Communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels), Microsoft Office, Outlook en digitaal werken is voor jou geen enkel probleem.

Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je ook flexibel, zowel in werktijden, werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.

Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.

Professioneel, doortastend, klantgericht en discretie.

Plezier in het ondersteunen van meerdere personen tegelijkertijd, je hebt een hoog werktempo en bent stressbestendig.

Je bent een natuurlijk leider die ruimte laat voor ieders eigen(zinnig)heid en kan doortastend zijn als het nodig is.

Wat bieden we jou?

Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.

Inschaling in salarisschaal 9: € 3.514tot € 4.817 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. .

Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.

Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.

Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.

Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Hybride werken is bij ons de standaard.

Waar ga je werken ?

De dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) adviseert en ondersteunt de raad van bestuur en de raad van toezicht op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken. De medewerkers van BJZ vormen een team van professionele en zelfstandige medewerkers, gericht op effectieve, efficiënte en representatieve ondersteuning van de raad van bestuur en raad van toezicht.

Je maakt deel uit van het secretariaat van de raad van bestuur, dat valt binnen de dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) en werkt op beide locaties van Amsterdam UMC. Dit team bestaat uit elf collega's die ieder een eigen focus hebben en toch een team vormen. Collega's kunnen elkaar dan ook zonder problemen overnemen en waarnemen bij afwezigheid.

De cultuur is open en de samenwerking over het algemeen laagdrempelig. Bovendien streven we naar gelijke kansen voor iedereen. Dat betekent dat er ruimte is voor een ieders cultuur, afkomst, ideeën en creativiteit. .Wat kun je verwachten ? Een baan in onze prachtige hoofdstad Werken bij dé favoriete werkgever in de zorg (intermediair 2021) Alle collega's hebben hetzelfde doel: bijdragen aan de zorg voor morgen Er is ruimte voor ontplooiing, verdieping en verbreding van je kennis Een actieve personeelsvereniging die leuke activiteiten organiseert en korting op producten en diensten voor jou regelt Amsterdam UMC innoveert continu, dat vraagt om een flexibele instelling van iedereen Twee grote locaties, goed voor je stappenteller! Je hebt meer dan 19000 collega’s die je niet allemaal persoonlijk zult leren kennenHet verhaal van Amsterdam UMC Bekijk de video’s en leer meer over onze organisatieAmsterdam UMCTulpVerpleegkundige visieLaten we kennis maken

De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op donderdag 11 januari tussen 12.00 en 15.00 uur. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. De tweede gespreksronde volgt in principe maandag  15 januari in de ochtend. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marian Mens, secretaris raad van bestuur/raad van toezicht  via .

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen , Recruitment adviseur , via 06-21909282  of .  

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Deze vacatures vind je misschien ook leuk