Opdrachtomschrijving

Dit betreft nadrukkelijk een businessrol; wij zijn niet op zoek naar een technische consultant.

Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast. Dit leidt tot problemen bij samenwerking, documentbeheer, versiebeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Ook ontbreken afspraken over eigenaarschap, governance en beheer.

Doel van de opdracht

Het doel is dat medewerkers SharePoint en Teams op een eenduidige manier gebruiken, passend bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving.

Inzicht in gebruik en knelpunten

• Overzicht van gebruikersgroepen en hun behoeften
• Analyse van huidig gebruik van SharePoint en Teams
• Overzicht van belangrijkste knelpunten bij gebruik en adoptie

Aanpak voor verbetering van gebruik

• Plan met concrete maatregelen om het gebruik van SharePoint en Teams te verbeteren
• Uitwerking van fasen en prioriteiten
• Set bruikbare middelen, waaronder:
  • korte werkinstructies
  • voorbeeldscenario's voor samenwerken en documentbeheer
  • communicatiemiddelen voor interne verspreiding

Toepassing in de praktijk

• Opzet en uitvoering van sessies waarin de voorgestelde werkwijze wordt toegepast
• Uitwerking van praktijksituaties (zoals samenwerken in teams en documentbeheer in SharePoint)
• Voorstellen om ongewenste werkwijzen af te bouwen en gewenste werkwijzen te versterken

Borging en vervolg

• Voorstel voor meetpunten om gebruik en voortgang te volgen
• Rapportage met bevindingen en aandachtspunten
• Advies over vervolgstappen en borging binnen de organisatie

De opdracht is tijdelijk en gericht op het opleveren van bovengenoemde resultaten. De opdracht betreft een resultaatverplichting. De opdrachtnemer organiseert het werk zelfstandig, maakt eigen vakinhoudelijke keuzes en draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de resultaten in beide fasen van de opdracht.

12 maanden - 32 uur - 0.89 fte

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Een afgeronde WO opleiding;
• Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring als consulent waarbij je hebt gewerkt met adoptie van Microsoft 365 (SharePoint/Teams) binnen een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbaar minimaal 3 jaar kennis van Informatiehuishouding bij gemeenten in de afgelopen 5 jaar;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Informatieadviseur binnen een gemeente in de afgelopen 5 jaar;
• Ervaring binnen een 100.000+ gemeente;
• Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het meewerken aan én uitvoeren van adoptiestrategieën;
• Aantoonbaar ervaring met diverse domeinen binnen de gemeente.